Bagaimana bila terjadi perubahan backlog yang terjadi secara mendadak di tengah periode sprint? Apa yang harus scrum team lakukan? Inilah rangkuman insight dari acara Tech Talk Thursday JULO berkolaborasi dengan Agile Circles Indonesia yang poin utama pembahasannya adalah tentang cara scrum team menghadapi perubahan dalam organisasi.
Setelah sukses menggelar acara Agile Meetups pada tanggal 17 Oktober 2023 lalu tentang bagaimana agile bisa berkolaborasi dalam design thinking. Agile Circles Indonesia kembali mengadakan event yang lebih ekslusif dan berkolaborasi dengan JULO pada tanggal 26 Oktober 2023 dengan tema utama Elevate Your Agility Skills: Your Gateway to Effective Implementation.
Acara Tech Talk Thursday ini diisi oleh Ardiansyah Muchtar, Agile Coach Ekipa. Acara ini dilaksanakan hybrid yang diikuti oleh sekitar 30 peserta secara tatap muka dan lebih dari 40 peserta yang mengikuti acara secara daring.
Berhadapan dengan Masalah Perubahan Dari Manajemen di Tengah Periode Sprint
Salah satu masalah yang di-highlight dalam pembahasan Tech Talk Thursday adalah perubahan backlog dari pihak manajemen yang terjadi di pertengahan Sprint.
Ketika ada perubahan scrum team bisa ambil yakni menerapkan reactive leadership atau proactive leadership.
Secara sederhana pengertian reactive leadership adalah bagaimana caranya kita merespon suatu keadaan tertentu dengan bereaksi dan membuat inisiatif segera mungkin. Sedangkan pengertian sederhana proactive leadership adalah bagaimana cara kita untuk jemput bola ketika suatu perubahan terjadi.
Kedua jenis leadership itu bagus. Dengan menerapkan reactive leadership, kita bisa embrace change, tapi perlu kontrol dengan cara prioritisasi. Namun, bila dilihat dalam kacamata scrum team, reactive leadership ini agak kurang tepat diterapkan ketika terjadi perubahan di tengah sprint. Karena bisa merusak ritme scrum team dan nilai dari Scrum itu sendiri seperti fokus dan komitmen.
Perubahan backlog dari manajemen biasanya terjadi karena salah satunya ada reactive behavior. Penyebab terjadinya reactive behavior ada enam yakni:
- Prioritasnya banyak. Tidak jelas prioritasnya, semuanya penting, dan tidak terdefinisikan dengan baik.
- Lack of resources, ini terjadi karena dua hal. Pertama, karena inisiatifnya banyak dan kedua, scrum master tidak memberikan feedback data terkait resources yang ada. Scrum team misalnya diminta melakukan 100 task tapi kenyataannya cuma bisa 50 task. Seharusnya Scrum Master perlu menjelaskan bahwa berapa kapasitas yang sanggup dikerjakan oleh scrum team.
- Burn out. Karena terlalu banyak prioritas sehingga gak jelas prioritasnya dan akhirnya burn out, ini terkait juga dengan masalah time management, dsb.
- Lack of transparancy dengan stakeholder. Product Owner harus terus berkomunikasi dengan stakeholder sehingga apa yang dikerjakan scrum team itu jelas dari apa yang dikerjakan dan hasilnya bagaimana. Product backlog harus transparan dan jelas, product roadmap juga harus jelas. Seperti tiga bulan lagi apa saja yang akan dikerjakan.
- Say yes to everything. Seperti yang biasa kita kenal dengan istilah ‘Yes Man’. Product Owner mengiyakan permintaan tanpa melihat product roadmap.
- Commited and Uncommitted. Misal ketika kita sudah berkomitmen dengan apa yang sedang dikerjakan pada setiap Sprint dan apabila pada setiap Sprint ditambah task-nya sehingga membuat uncommitted atau komitmen tersebut berubah dan bisa memberi dampak kepada tim.
Strategi Scrum Team Menghadapi Perubahan dalam Organisasi yang Datang dari Manajemen
Lantas apa solusi yang ditawarkan? Ardiansyah, Agile Coach dari Ekipa menjelaskan bahwa ada beberapa cara yang bisa dilakukan dalam menghadapi perubahan khususnya perubahan backlog dari pihak manajemen.
- Menerapkan Proactive Leadership. Dalam hal ini ketika terjadi perubahan backlog dari manajemen maka Product Owner dan Scrum Master punya peran penting. Mereka harus berani menyuarakan concern mereka ketika manajemen melakukan perubahan reactive. Product Owner dan Scrum Master perlu proactive seperti menjelaskan planning, current action-nya kepada manajemen sehingga jika ada perubahan bisa ada transparansi dan membuat manajemen mengerti backlog yang sedang dikerjakan.
- Negosiasi dengan pihak stakeholder. Mempunyai reactive leadership memang bagus, karena bisa embrace the change, tapi hal itu perlu dikontrol dengan prioritisasi. Maka dari itu, dibutuhkan sosok Product Owner untuk bernegosiasi dengan stakeholder sehingga bisa mengakomodasi kebutuhan stakeholder dan menyesuaikan kebutuhan dengan product roadmap yang sudah direncanakan sebelumnya.
- Menghadapi perubahan dengan tetap mempertimbangkan scrum values. Bila ada perubahan maka dalam menanganinya perlu mengingat scrum values seperti komitmen, keberanian, fokus, keterbukaan dan menghargai tim.
- Menerapkan tata kelola yang baru. Kalau perubahan sering terjadi maka perlu dilakukan tata kelola yang baru. Tata kelola bisa dibagi dua yakni fase discovery di mana Product Manager akan menggali dan mencari requirement, kebutuhan dari customer, invent, buat prototype, hingga requirement sampai final sesuai dengan harapan manajemen, barulah ke fase development di mana sudah jelas semuanya dan fix untuk mengeksekusinya.
Apakah Tim Anda Mengalami Tantangan Ketika Menghadapi Perubahan dari Manajemen?
Apakah masalah yang sudah kita bahas diatas adalah masalah Anda dan tim Anda ketika menghadapi perubahan yang reaktif dari manajemen? Dan Anda beserta tim sudah melakukan hal yang disarankan, tapi masih saja ada kendala.
Bersediakah Anda untuk menceritakannya pada kami atau Anda ingin Agile Coach Ekipa datang untuk memberikan sharing session mengenai hal ini atau tema lainnya? Spesial untuk Anda yang sudah membaca tulisan ini, Ekipa akan memberikan free sharing session selama satu jam dengan topik yang relevan dengan kebutuhan Anda. Apakah Anda tertarik? Silahkan klik banner yang ada di bawah ini.
