Semenjak adanya COVID-19 masyarakat makin menyadari akan pentingnya asuransi. Begitu juga hal yang terjadi pada industri asuransi, persaingan semakin ketat. Agar sebuah perusahaan asuransi bisa bertahan dan berkembang maka perlu beradaptasi dengan melakukan transformasi agile.
Ini adalah contoh studi kasus pada salah satu klien kami dari industri asuransi. Melihat persaingan produk asuransi yang semakin tinggi, klien kami ini merasa perlu untuk melakukan perubahan.
Adapun perubahan yang mereka sadari harus dimulai adalah kecepatan pengembangan produk, pembuatan produk yang memenuhi kebutuhan customer, meningkatkan kepuasan pelanggan, meningkatkan kolaborasi antar divisi dalam organisasi, mempercepat pengambilan keputusan, dan mengelola resiko untuk mengurangi kegagalan proyek.
Lantas bagaimana transformasi agile ini bisa terimplementasi di industri asuransi? Mari simak ulasan berikut.
6 Tantangan Implementasi Agile dalam Industri Asuransi
Alasan mengapa klien kami yang merupakan perusahaan asuransi yang berpusat di Jakarta ini datang kepada Ekipa adalah karena mereka sudah merasa perlu menjadi lebih agile lagi, tapi banyak tantangan yang menghambat.
Karena mengimplementasikan agile bukanlah jargon semata, tapi agile adalah mindset dan perkara mengubah mindset ini perlu perhatian serius dari organisasi dan bukanlah pekerjaan sampingan semata.
Berikut ini ada enam tantangan implementasi agile yang dirasakan oleh klien kami.
1. Lambatnya Perilisan Produk
Tujuan utama mengapa mereka ingin lebih agile adalah karena mereka ingin bisa lebih cepat masuk ke pasar yang ada di Indonesia. Keterlambatan merilis produk akan membuat kerugian bagi perusahaan asuransi ini.
Perilisan produk yang lambat bisa membuat customer pindah ke perusahaan lain yang produknya lebih sesuai dan cepat rilisnya.
Nah, sejauh ini klien kami memiliki masalah dalam lambatnya perilisan produk yang dipengaruhi oleh banyak faktor. Salah satu faktor tersebut adalah keterlambatan mereka dalam mengikuti dan mengadaptasi tren yang sedang ada.
Sehingga mereka butuh menjadi lebih mudah beradaptasi bila mereka mengimplementasikan agile dengan tepat.
2. Produk yang Dikembangkan Tidak Memenuhi Kebutuhan Customer
Klien kami menyadari ada beberapa produk yang sekarang kurang relevan dengan kebutuhan customer sehingga produk yang ada sekarang tidak memenuhi kebutuhan customer.
Klien kami menyadari bahwa mengembangkan produk yang memenuhi kebutuhan customer diperlukan keterampilan mendengarkan aspirasi atau permasalahan customer. Dengan mendengarkan tulus, kita bisa mengetahui apa yang benar-benar menjadi kebutuhan customer.
Untuk bisa selalu beradaptasi dan mengembangkan produk yang sesuai kebutuhan customer maka perusahaan perlu melakukan shifting atau perubahan dalam budaya perusahaan baik peralatan, proses untuk mengumpulkan dan menganalisis masukan dari customer.
3. Customer yang Kurang Puas
Klien kami paham bahwa kepuasan pelanggan adalah kunci utama penggerak dalam bisnis. Dengan memberikan produk yang memenuhi kebutuhan pelanggan maka kepuasan pelanggan pun akan terpenuhi.
Untuk mewujudkan kepuasan pelanggan itu perusahaan butuh untuk melakukan pendekatan yang berpusat pada customer dalam proses pengembangan produk. Dan fokus pada usaha memberikan produk atau layanan yang punya kualitas yang bagus.
4. Silo Antardepartemen
Sistem kerja yang masih silo menjadi hal yang menghalangi suksesnya implementasi agile dalam perusahaan. Karena setiap tim hanya akan fokus dengan deskripsi pekerjaan yang ada didalam departemennya saja.
Sistem silo ini menjadi hambatan bagi perusahaan untuk memberikan produk dengan cepat dan efisien. Sistem silo ini membuat terhambatnya proses kolaborasi antardepartemen. Sehingga tantangan utama disini adalah bagaimana cara untuk meningkatkan kolaborasi antartim.
Lagi-lagi untuk meningkatkan kolaborasi antardepartemen ini butuh perubahan pada budaya perusahaan dan alat-alat yang digunakan untuk memfasilitasi komunikasi dan kolaborasi antartim.
5. Lambatnya Proses Pengambilan Keputusan
Ini menjadi hal yang sering terjadi pada klien kami yakni lambatnya proses pengambilan keputusan. Apa yang menjadi faktor lambatnya proses pengambilan keputusan tersebut? Masalahnya bukan melulu pada individu, tapi ada pada sistem birokrasi yang mana pengambilan keputusan perlu menunggu persetujuan berlapis-lapis.
Proses pengambilan keputusan yang lambat menjadi penghalang bagi penerapan implementasi agile yang pada akhirnya menghambat cara perusahaan dalam merespon dengan cepat perubahan yang terjadi di pasar (market).
Sehingga klien kami mencari cara untuk mengadopsi proses pengambilan keputusan yang baru, lebih cepat, dan efisien. Namun, masih tetap menjaga fokus pada manajemen resiko dan mematuhi birokrasi yang ada.
6. Resiko Tinggi Kegagalan Proyek
Klien kami mengasosiasikan resiko dengan kegagalan. Untuk mencegah terjadinya resiko tinggi kegagalan proyek, klien kami ingin segera menerapkan agile dalam pendekatan project management.
Karena pendekatan project management ini membantu perusahaan dengan mudah, cepat, dan efisien dalam mengidentifikasi dan mengatasi isu potensial sebelum isu tersebut menjadi kerugian yang besar.
Untuk itu perlu fokus pada manajemen resiko keinginan untuk melakukan percobaan dan belajar dari kegagalan.
Bagaimana Ekipa Membantu Klien Perusahaan Asuransi dalam Mengatasi Tantangan Implementasi Agile?
Kami memahami tantangan yang dihadapi oleh klien kami. Sehingga solusi yang kami berikan pun sudah kami sesuaikan dengan tantangan yang mereka hadapi.
Sebelum kita berkolaborasi dengan klien baru, kami selalu meluangkan waktu untuk mendengar apa yang menjadi permasalahan dan aspirasi mereka.
Dalam hal ini klien kami perusahaan asuransi dengan enam tantangan besar tadi maka hal yang kami lakukan adalah sebagai berikut:
1. Menjalankan Uji Agile Measurement Assessment (AMA)
Kami mencoba melihat dari sisi helicopter of view, sudah sejauh apa selama ini klien kami melakukan implementasi agile. Cara yang kami lakukan adalah dengan menjalankan uji agile measurement assesment (AMA) dengan berfokus pada proses pengembangan produk.
Proses pengujian AMA ini dilakukan dengan mewawancarai stakeholder, mengobservasi proses yang dilakukan oleh tim, dan menganalisa metrik yang berkaitan dengan kepuasan customer, waktu masuk ke market, dan KPI lainnya.
Setelah melakukan pengujian, apa yang Ekipa lakukan? Hal yang Ekipa lakukan adalah memberikan rekomendasi dari hasil AMA untuk setiap spesifik area pengembangan agar perusahaan bisa terus meningkatkan agility pada area tersebut.
2. Membuat Roadmap Proses Transformasi Agile
Berdasarkan hasil uji AMA dan rekomendasi dari hasil AMA tersebut, Ekipa bersama klien memetakan bersama roadmap untuk memulai proses transformasi agile.
Hal yang termasuk dalam pembuatan roadmap ini adalah menentukan tujuan dan tonggak pencapaian (milestone) apa saja yang akan dicapai. Dari tujuan dan milestone yang sudah didefinisikan itu diturunkan lagi menjadi key initiative dan beberapa proyek.
Dan tak lupa juga setelah itu perlu didefinisikan peran dan tanggung jawab apa saja yang dibutuhkan.
Apa sebenarnya tujuan dari roadmap ini? Tujuan roadmap ini adalah untuk memperjelas visi untuk transformasi dan membantu memandu organisasi dalam proses transformasi.
3. Membuat Metrik yang Jelas Berbasis Outcome
Sebuah perubahan tak akan bisa diukur kesuksesannya jika tidak ditentukan metrik yang nyata (tangible). Sehingga perlu dibuat metrik yang jelas dan nyata berbasis outcome dari proses transformasi agile itu sendiri.
Metrik apa saja yang perlu didefinisikan? Metrik yang didefinisikan dengan jelas meliputi performa atau kinerja tim, kepuasan customer, waktu masuk ke pasar, dan key performance indicator (KPI).
Nah, dalam menentukan metrik yang jelas akan membuat banyak metrik yang harus diukur. Disini peran Ekipa adalah membantu mengidentifikasi metrik yang paling penting untuk diukur dan mengembangkan sebuah sistem untuk mengumpulkan dan menganalisis data.
4. Memfasilitasi Klien dengan Pendampingan Agile Coach untuk Pihak Eksekutif Maupun Tim
Kami tak melepaskan klien kami begitu saja ketika melakukan transformasi agile. Kami memfasilitasi klien dengan agile coach untuk bisa bekerja dengan pihak eksekutif klien dan tim untuk mendukung proses transformasi.
Apa yang agile coach ekipa lakukan? Agile coach membantu menyediakan panduan dan dukungan kepada tim untuk mengadopsi praktik-praktik agile, mengembangkan kolaborasi, dan mengembangkan budaya perbaikan terus-menerus.
Agile coach tidak hanya bekerja secara individual tim, tapi juga secara organisasi keseluruhan untuk memastikan bahwa setiap orang di organisasi sejalan dengan tujuan dari transformasi.
Apa Saja Dampak yang Klien Kami Dapatkan Setelah Melakukan Implementasi Agile?
Apakah solusi-solusi yang sudah disesuaikan dengan kebutuhan klien ini memberikan dampak bagi bisnis klien? Jawabannya ada pada penjelasan berikut ini.
1. Mempercepat Waktu Produk Masuk Ke Market
Apa yang kami lakukan terhadap klien kami yakni dengan membantunya mengadopsi praktik-praktik agile, hal tersebut memberikan dampak kepada perusahaan asuransi ini.
Dampak yang dirasakan adalah perusahaan asuransi ini dapat mempercepat waktu produk masuk ke market, dua kali lebih cepat dibandingkan sebelumnya.
Percepatan itu bisa tercapai karena adanya kolaborasi antara tim, pengurangan siklus waktu, dan mempercepat keputusan pengambilan waktu.
2. Mengembangkan Produk yang Memenuhi Kebutuhan User
Implementasi agile ini membantu perusahaan asuransi ini untuk mengembangkan proses pengembangan produk yang berpusat pada customer. Sehingga dampaknya bisa meningkatkan Net Promoter Score (NPS) sebanyak 30 poin.
Bagaimana cara kita tahu bahwa produk yang kita kembangkan sudah memenuhi kebutuhan user? Caranya adalah dengan kita mencoba mendapatkan feedback dari customer dan menganalisisnya apakah produk yang dibuat sudah sejalan atau belum dengan kebutuhan customer.
Adanya cara mendapatkan feedback ini membuat jalinan yang kuat antara perusahaan dengan customer. Dan juga meningkatkan kepuasan pelanggan.
3. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan akan Produk yang Sudah Dikembangkan
Budaya feedback menjadi budaya yang penting untuk mengupayakan kepuasan pelanggan. Apalagi bila hasil yang diharapkan sesuai yakni produk memenuhi kebutuhan customer.
Dengan membuat produk yang memenuhi kebutuhan customer, perusahaan asuransi ini dapat meningkatkan kepuasan pelanggan sebesar 40%.
Kepuasan pelanggan ini memberi dampak ke perusahaan bisa mempertahankan pelanggannya dan tidak pindah ke perusahaan lain. Karena pelanggan tak berpindah ke lain hati maka pendapatan dan keuntungan pun meningkat.
4. Terbentuknya Tim Lintas Fungsi dan Minimnya Sistem Silo
Tantangan perusahaan asuransi ini diawal adalah susahnya berkolaborasi karena ada sistem silo ini. Dengan kedatangan Ekipa, Ekipa membantu perusahaan ini untuk membentuk tim lintas fungsi untuk mengurangi silo antardepartemen.
Pembentukan tim lintas fungsi ini punya tujuan yakni untuk meningkatkan komunikasi dan kolaborasi antardepartemen. Adanya tim lintas fungsi ini menyebabkan organisasi yang kohesif dan selaras, ditambah lagi dengan koordinasi yang lebih baik lagi dan proses pengambilan keputusan yang lebih cepat.
Perusahaan asuransi ini juga dapat mengurangi waktu yang tadinya dihabiskan pada hal-hal yang tak memberikan nilai tambah sebesar 50%. Sehingga tim bisa fokus untuk memberikan nilai lebih kepada customer.
5. Proses Pengambilan Keputusan yang Semakin Lean dan Cepat
Dengan mempercepat proses pengambilan keputusan, perusahan asuransi ini bisa menjadi lebih agile dan responsif terhadap perubahan market.
Dalam hal ini, Ekipa membantu klien mengadopsi proses pengambilan keputusan yang lebih efisien dan cepat. Namun, tetap memperhatikan manajemen resiko dan peraturan yang berlaku.
Karena perusahaan bisa mengurangi panjangnya waktu pengambilan keputusan sampai 70% mengakibatkan siklus pengembangan produk yang lebih cepat.
6. Mengelola Resiko Kegagalan Proyek
Kegagalan proyek bisa perusahaan asuransi ini kurangi dengan adopsi praktik agile. Apa peran Ekipa disini?
Ekipa fokus pada manajemen risiko dan eksperimen untuk membantu perusahaan mengidentifikasi dan mengatasi potensi masalah sebelum menjadi masalah besar.
Selain itu, Ekipa juga mengarahkan pada proyek yang lebih sukses dan organisasi yang lebih tangguh. Sehingga, perusahaan mampu mengurangi tingkat kegagalan proyeknya sebesar 50%.
Apakah Perusahaan Anda Mengalami Tantangan Transformasi Agile yang Sama?
Bila perusahaan Anda mengalami hal yang sama, Anda bisa menerapkan solusi yang Ekipa berikan kepada perusahaan asuransi yang jadi klien kami.
Namun, transformasi agile ini perlu didampingi oleh agile coach yang berpengalaman. Dan Ekipa punya sumber daya agile coach yang berpengalaman mendampingi perusahaan korporasi besar di Indonesia untuk melakukan transformasi agile.
Bila Anda sudah melakukan solusi diatas, tapi tak kunjung merasakan dampak yang klien kami rasakan. Maka ini saat yang tepat untuk Ekipa berkolaborasi dengan perusahaan Anda dalam proses transformasi bisnis yang membuat bisnis Anda lebih mudah beradaptasi dengan perubahan apapun.
