fbpx

4 Poin Penting Portfolio Management Menggunakan Kanban Board

Sobat agile, semenjak pandemi melanda perusahaan-perusahaan berlomba-lomba untuk melakukan transformasi pada segala aspek perusahaan. Untuk itu penting sekali untuk perusahaan mengetahui bagaimana mengelola semua portfolio transformasi agar menjadi lebih transparan dan bisa “dilihat” oleh semua bagian perusahaan.

Kali ini, saya akan berbagi bagaimana sebuah perusahaan bisa mengelola portfolio transformasinya dengan menggunakan Kanban Board secara sederhana agar bisa dengan mudah dipahami dan divisualisasikan. Sebelum memulai menggunakan Kanban Board ada baiknya kamu memperhatikan empat poin penting berikut ini:

1. Tentukan Tujuan Perusahaan yang Ingin Diraih dengan Objective Key Result (OKR)

Hal yang tidak pernah saya bosan untuk mengingatkan yakni tentang pentingnya menentukan tujuan yang ingin dicapai. Mulailah menentukan tujuan dengan menggunakan Objective Key Result. Analogi sederhananya adalah OKR sebagai GPS kita dalam menuju sebuah tujuan.

Bayangkan apa jadinya apabila kita ingin menuju suatu tempat, tapi kita tidak punya peta yang jelas. Bahkan kita tidak tahu apakah jalan yang kita ambil itu tepat atau justru kesasar ke arah lain.Sama halnya dengan transformasi. Transformasi perlu punya peta yang jelas agar memudahkan kita mencapai tujuan.

OKR dibedakan menjadi dua jenis yaitu OKR jangka pendek dan panjang. OKR jangka pendek bisa diraih dalam waktu tiga bulan, sedangkan OKR jangka panjang bisa diraih dalam waktu satu tahun. Dengan adanya OKR akan memudahkan kita untuk menginspeksi dan adaptasi dalam perjalanan transformasi.

Baca Juga: Cara Menyusun OKR Agar Tim Semakin Termotivasi

2. Buatlah Visualisasi dari Semua Portfolio Beserta dengan Stage-nya

Apa yang perlu dilakukan selanjutnya ketika sudah menentukan OKR? Langkah selanjutnya adalah visualisasi semua portfolio atau initiative perusahaan yang akan dilakukan pada tahun atau semester ini.

Kanban Board Portfolio

Kamu bisa menggunakan Kanban Board Portfolio sederhana dalam memvisualisasikan semua portfolio dari tiap divisi di perusahaan tersebut. Sebagai contoh, stage yang biasa saya gunakan bisa dibilang cukup sederhana seperti berikut ini:

  • Portfolio: semua initiative/portfolio dari masing-masing divisi perusahaan.
  • Priority : Prioritas portfolio yang akan dijalankan berdasarkan objective perusahaan yang telah ditentukan melalui OKR.
  • Ready : Portfolio yang sudah mendapat persetujuan, memiliki budget, dan siap dijalankan.
  • In progress : Portfolio yang sedang berjalan.
  • Done : Portfolio yang sudah selesai dijalankan atau implementasi.
  • Delay / Park :Portfolio yang sudah mendapat budget dan siap atau sedang dijalankan tetapi tertunda atau diparkir terlebih dahulu karena ada hal lain.

Itu contoh stage yang saya buat. Jangan lupa untuk selalu membuat keterangan kepada masing-masing stage-nya. Pastikan ketika hal ini didesain, kamu mengajak tim agar memiliki kesepakatan bersama.

3. Tentukan Work In Progress (WIP) Limit di Setiap Stage-nya

Oke, Kanban Board sudah terbentuk, maka selanjutnya adalah menentukan Work In Progress Limit untuk masing-masing stage yang sudah didefinisikan. Apa sih yang dimaksud WIP Limit?

WIP Limit adalah maksimum card dari portfolio atau initiative yang boleh ada pada suatu kolom (stage) dimana kita tidak boleh menambah card baru sebelum ada ruang untuk mengisinya. Berikut ini adalah contoh dari WIP Limit.

WIP Limit

Untuk contoh penerapannya bisa dilihat pada gambar berikut ini:

Contoh WIP Limit

Mari kita bahas satu per satu. Pada stage priority, kita hanya diberikan maksimum empat portfolio saja. Portfolio yang bisa dibahas adalah yang memiliki value dan mendukung tercapainya OKR perusahaan. Adapun apabila ada pembahasan budgeting maka tetap maksimal hanya ada empat portfolio saja.

Selanjutnya ketika portfolio tersebut siap dijalankan maka hanya ada 3 portfolio yang bisa jalan bersamaan. Mari kita lihat pada gambar di atas, initiative 10 baru bisa kita jalankan apabila salah satu initiative yang ada di kolom In Progress sudah selesai dijalankan atau mungkin ditunda dengan masuk ke kolom Delay/Park.

Apa sebenarnya tujuan dari WIP limit ini? Tentu, tujuannya adalah untuk membuat perusahaan atau organisasi lebih fokus terhadap apa yang sedang dikerjakan saat ini. Sehingga tidak ada proyek yang tumpang tindih menanti dikerjakan apalagi banyak proyek dikerjakan sekali jalan.

Konsep WIP limit ini membantu pengambil keputusan mendapatkan visualisasi portofolio yang lebih jelas. Sehingga dari OKR yang dimiliki maka ketika priotisasi dilakukan di level manajemen, maka akan lebih mudah dilakukan.

4. Lakukan Inspeksi dan Adaptasi Secara Rutin

Inspeksi dan adaptasi perlu dilakukan terhadap keseluruhan portfolio yang perusahaan miliki. Kita bisa mengatur pertemuan dengan stakeholder setiap satu minggu sekali atau dua minggu sekali. Apa tujuannya? Tujuannya adalah untuk memberikan pandangan keseluruhan terhadap masing-masing initiative seperti: apa yang sudah diraih, tantangan apa yang sedang dihadapi saat ini, bagaimana bisa beradaptasi dengan cepat, dan retrospective.

Hal yang perlu diingat adalah pastikan bahwa seluruh stakeholder hadir. Kamu bisa menggunakan scrum event sebagai panduannya.

Baca Juga: 5 Scrum Values dan Contoh Penerapannya

Kesimpulan

Nah, bagaimana? Mudah, bukan? Contoh yang dibuat di atas adalah gambaran sederhana tentang bagaimana cara mengelola portfolio. Semoga bisa memberikan gambaran bagaimana Kanban board bisa menyederhanakan initiative-initiative perusahaan yang komplek.

Apabila kamu dan perusahaan ingin memahami Kanban Board lebih dalam lagi, kami dari Ekipa dan Remote Skill Academy by Livit akan menyelenggarakan Kanban Training and Certification. Jangan lupa untuk mendaftar ya!

Ditulis kembali dari Portfolio Management Menggunakan Kanban Board.

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Open chat