Ekipa.co – Kunci terbentuknya tim yang kompak dan solid tak semata karena kepintaran dari pemimpinnya saja. Namun, cara berkomunikasi yang baik menjadi jembatan terbentuknya tim yang diinginkan. Lantas, bagi seorang pemimpin bagaimana cara meningkatkan komunikasi yang efektif dalam perusahaan?
Kita akan membahasnya dalam artikel ini. Kita akan membahas apa saja tantangan yang sebenarnya dihadapi oleh para pemimpin ketika berkomunikasi dengan timnya.
Setiap orang pasti memiliki cara berkomunikasi yang berbeda, begitu juga dengan seorang pemimpin. Namun, jangan sampai cara berkomunikasi kita menghilangkan esensi dari komunikasi itu sendiri.
Esensi komunikasi adalah menyampaikan informasi dari diri kita ke orang lain. Seringkali cara kita yang kurang pas dalam berkomunikasi menimbulkan berbagai macam asumsi yang muncul dalam benak tim kita.
Baca Juga: Agile Habits, Cara Ampuh Ubah Kebiasaan dalam Satu Waktu
Tantangan yang Dihadapi Pemimpin dalam Berkomunikasi
Mengapa seorang pemimpin harus meningkatkan cara berkomunikasi? Karena selama ini banyak pemimpin yang masih bergelut dengan tantangan-tantangan komunikasi kepada timnya.
Apa sajakah tantangan yang sering dihadapi pemimpin dalam hal berkomunikasi? Ranco Kraaijenbrink, COO Ekipa, menjabarkan ada tiga tantangan, yaitu:
1. Pemimpin Berhenti Berbicara untuk Membuat Timnya Mulai Berbicara
Apakah itu berhasil? Anda sebagai seorang pemimpin ketika rapat tak langsung memulai dan justru mengawalinya dengan berhenti berbicara dengan harapan akan membuat anggota tim Anda berbicara mengutarakan ide-ide briliannya.
Nyatanya, cara itu tidak bekerja dengan ampuh. Apalagi dengan konteks kebudayaan di Indonesia yang menurut Ranco berbeda sekali dengan di Eropa.
Seperti sudah menjadi kebiasaan di Indonesia apabila orang-orang baru akan berbicara jika dipersilakan untuk dirinya berbicara, jika tidak maka ia akan cenderung lebih pasif dalam komunikasi di dalam tim.
Baca Juga: Cerita Anak Magang yang Diangkat Menjadi Karyawan Ekipa
2. Sibuk Berbicara Tanpa Mendengarkan Terlebih Dahulu
Sebagai seorang pemimpin, Anda tentu memiliki gagasan, ide, agenda yang banyak untuk perusahaan dan organisasi Anda. Tentang bagaimana strategi yang dibutuhkan agar bisa terus memajukan perusahaan Anda.
Kesibukan Anda sebagai pemimpin tersebut, membuat waktu Anda terkuras banyak, dan ketika berada di dalam tim, Anda tidak terlalu begitu mendengarkan apa yang ingin disampaikan oleh anggota tim Anda.
Anda pun jadi tidak tahu betul hal apa yang sedang menjadi masalah bagi mereka atau bagaimanakah posisi mereka sekarang dalam perjalanan mencapai tujuan perusahaan.
Ketika Anda saja tidak tahu betul bagaimana kondisi tim Anda, maka akan susah membangun jalinan komunikasi yang baik kepada tim Anda.
Baca Juga: Cara Meningkatkan Employee Engagement dengan OKR
3. Terlalu Sering Menanyakan Pertanyaan “Mengapa?”
Di Eropa, ketika seseorang atau anggota tim ditantang dengan pertanyaan “Mengapa” seperti mengapa Anda memutuskan hal tersebut? Mengapa harus hal tersebut yang bisa menyelesaikan masalah ini? dan pertanyaan “mengapa lainnya” maka itu sudah jadi hal biasa.
Namun, nyatanya tidak dengan orang-orang yang berada di Asia. Ketika seorang pemimpin terlalu banyak menanyakan “mengapa” tim merasa itu adalah hal buruk dan mereka pun merasa terintimidasi dan merasa ditantang.
Padahal bukan itulah yang diinginkan oleh seorang pemimpin ketika bertanya pertanyaan “mengapa”.
Itulah tiga tantangan yang sebagian besar dialami oleh para pemimpin. Lantas, adakah cara yang efektif untuk bisa meningkatkan cara berkomunikasi pemimpin?
Ranco tak hanya memaparkan tiga tantangan utama berkomunikasi bagi seorang pemimpin. Namun, Ranco memberikan tiga solusi yang cukup efektif untuk mengatasi tantangan tersebut.
Baca Juga: Solusi untuk Menyelesaikan Permasalahan Startup yang Sedang Berkembang
Cara Meningkatkan Komunikasi yang Efektif dalam Perusahaan
Di mana ada tantangan di situlah ada ruang belajar yang tersedia. Begitu pula dengan tantangan berkomunikasi maka ada ruang belajar bagi pemimpin meningkatkan caranya berkomunikasi dengan lebih efektif lagi di perusahaan.
Berikut ini tiga cara yang bisa Anda lakukan untuk meningkatkan komunikasi yang efektif dalam perusahaan.
1. Buatlah Ekosistem Terbuka yang Lebih Kreatif
Suasana yang terbuka menjadi salah satu suasana yang bisa menghubungkan Anda dengan tim dan untuk memfasilitasi munculnya percakapan.
Sebagai seorang pemimpin cobalah untuk membuat open space atau ekosistem yang aman dan terbuka bagi tim untuk bisa mengobrol apapun dan tak melulu terkait dengan teknis, operasional, transaksional pekerjaan.
Anda bisa memulai dengan mengajak mereka mengobrol tentang nilai perusahaan atau hal-hal yang ingin perusahaan capai.
Atau Anda juga bisa menggali bagaimana perspektif mereka, apa yang menjadi tujuan dalam hidup mereka. Cobalah untuk mendengarkan dengan seksama sehingga tim merasa didengarkan.
Dengarkanlah apa yang benar-benar ingin mereka katakan. Apakah mereka benar-benar memahami apa tujuan perusahaan?
Apakah kita ada di halaman yang sama (pengertian yang sama) atau tidak? Buatlah ruang itu secara rutin, mungkin bisa jadi dua minggu sekali atau sebulan sekali di mana tim dapat berkumpul dan berbicara tentang value, purpose, dari organisasi Anda.
Hal itu adalah sesuatu yang mendorong orang untuk terhubung pada level yang berbeda dan mungkin mendapat keberanian lebih untuk berbicara.
Baca Juga: Apa Itu OKR (Objective Key Results) dan Keuntungannya untuk Perusahaan
2. Cara Meningkatkan Kemampuan Komunikasi dengan Menjadi Pendengar yang Aktif
Berbicara sebelum mendengarkan menjadi isu penting yang menghambat berjalannya komunikasi dengan efektif. Lantas apa yang bisa Anda lakukan sebagai seorang pemimpin untuk mengatasi hal ini?
Tak ada jalan lain kecuali dengan menjadi pendengar yang aktif. Dengarkanlah apa yang tim kita katakan dan ulangilah apa yang mereka katakan agar kita bisa memastikan apa yang kita dengar sudah sesuai dengan yang mereka maksud atau belum.
Saran kedua ini cukup sederhana yakni mendengar dengan penuh seksama, mengucapkannya kembali kalau perlu tulislah. Hal sederhana ini membuat Anda tak terlalu sibuk dengan agenda Anda sendiri.
Baca Juga: OKR dan KPI, Pilih yang Mana?
3. Cara Meningkatkan Skill Komunikasi dengan Prompting dengan Akronim TED.
Prompting adalah sebuah aksi untuk mempengaruhi dan mendorong orang untuk mengatakan sesuatu dibandingkan Anda menantang mereka. Jadi Anda memberikan ruang untuk mereka dengan cara yang menyenangkan.
Bagaimana caranya? Ada satu trik yang sangat membantu Anda. Caranya adalah dengan mengajukan pertanyaan dalam pola TED. Ranco biasanya menulis akronim TED itu dengan sticky note dan ditempelkan di layar monitornya.
Apa itu TED? TED adalah singkatan pertanyaan untuk mendorong tim berbicara. Lantas apa kepanjangannya? Berikut ini penjelasannya:
T: Tell me more about what you just mentioned, the pain, or whatever you wanted to share. Tell me more about XYZ, tell me more about your experience you had with the clients, tell me more about what you meant by saying XYZ. Intinya Anda meminta tim untuk menceritakan terkait apa yang mereka katakan.
E: Explain. Setelah Anda meminta mereka menceritakan apa yang ingin mereka katakan, gali lagi dengan pertanyaan yang meminta mereka untuk menjelaskan. Contohnya, dapatkah Anda menjelaskan sedikit hal tentang apa yang baru saja kamu sarankan sebab saya tidak mengerti? Dapatkah kamu menjelaskan bagaimana hal ini bagus untuk klien kita?
D: Described. Tak berhenti ketika meminta penjelasan kita juga bisa meminta mereka untuk mendeskripsikan dengan jelas terkait ide mereka. Anda bisa melontarkan pertanyaan seperti “Describe in more detail how we can go from where we are today to the future! Describe what you just said! Described how you see the future this client!”
Dengan menggunakan pola TED ini, Anda mendorong orang untuk berbicara dan memulai percakapan dengan Anda sebagai seorang pemimpin baik itu di dalam grup atau secara individual.
Prompting TED ini menjadi pengingat penting bagi Anda seorang pemimpin sebelum Anda menuju ke poin yang ingin Anda bicarakan atau hal yang ingin Anda tantang dari tim Anda.
Baca Juga: Asyik Cara Agile Team Bekerja
Siapkah Anda untuk Melatih Diri Menjadi Pemimpin yang Agile?
Memimpin tim dengan berbagai macam karakter, generasi, dan gaya berkomunikasi berbeda adalah tantangan pemimpin saat ini.
Ke depannya akan lahir pula generasi-generasi berbeda yang cara berkomunikasinya berbeda dengan generasi para pemimpin. Oleh karena itu sebagai seorang pemimpin harus menjadi agile untuk beradaptasi dengan segala perubahan yang akan terjadi di masa depan nanti.
Unttuk menjadi pemimpin yang agile tak ada panduan pasti, tapi di Ekipa kami memberikan Anda tentang konsep, gagasan, dan panduan untuk mengubah perilaku Anda sehingga bisa menjadi pemimpin yang Agile.
Anda bisa mengikuti kursus online Agile Leadership yang materinya dibawakan langsung oleh Founder Ekipa, Hugo Messer.
Atau jika Anda ingin mengikuti program intensif yang bisa berinteraksi langsung dengan para agile coach maka Anda bisa mengikuti Program Enterprise Agilist Bootcamp yang diadakan oleh Ekipa Academy.
Jadilah pemimpin yang Agile dan tingkatkan cara berkomunikasi Anda sebagai seorang pemimpin.
