Ekipa.co – Puluhan tahun Telkom berdiri, puluhan tahun juga Telkom menggunakan KPI dengan balance score-card. Namun, beberapa tahun terakhir, Telkom mencoba menggunakan OKR. Lantas bagaimana cara implementasi OKR di Telkom untuk pertama kalinya?
Apakah pertanyaan itu yang terlintas di pikiranmu juga. Mengubah kebiasaan lama menggunakan KPI dengan balance score-card ke OKR bukanlah semudah membalikkan telapak tangan. Terlebih dengan jumlah karyawan yang besar dengan jumlah karyawan lebih dari 24 ribu orang.
Pada hari Kamis, 27 Januari 2022, Arif Rudiana, Deputy SGM Telkom Corporate University membagikan kisah perjalanan Telkom mengimplementasikan OKR kepada peserta komunitas Agile Circles Indonesia. Berikut ini akan dijelaskan bagaimana cara Telkom mengimplementasikan OKR.
Baca Juga: Mengenal Apa Itu OKR dan Keuntungannya untuk Perusahaan
Cerita Singkat Alasan Implementasi OKR di Telkom Perlu Diterapkan?
Berkembangnya teknologi dari hari ke hari melahirkan era yang bernama VUCA (Volatile, Uncertainty, Complexity, Ambiguity). Tak hanya VUCA, Arif menambahkan satu huruf yakni “H” yang mewakili kata hyper-connected, dimana saat ini kita mudah sekali terkoneksi, tapi juga mudah terdistraksi.
Dengan adanya kemajuan teknologi internet maka setiap detik kita selalu terhubung dengan berbagai macam aplikasi. Terkadang aplikasi tersebut memberikan notifikasi yang cukup membuat konsentrasi kita terpecah.
Pada era VUCA ini perusahaan tak boleh hanya terbuai dengan zona nyaman. Karena kita tak pernah tahu ada kompetitor yang bisa kapan saja membuat kita menjadi tertinggal ke belakang.
Awalnya Telkom sangat konsisten selama puluhan tahun menggunakan KPI dengan balance score-card. KPI dengan balance score-card ini dirancang untuk satu tahun penuh. Ketika VUCA datang membuat segalanya kacau, terlebih dengan adanya pandemi.
Telkom harus berubah. Kalau masih berada di zona nyaman dan tak mau berubah maka bisa jadi Telkom hanyalah nama.
Telkom termasuk perusahaan yang punya konteks digital yang sangat kuat. Bila bisa diibaratkan maka Telkom layaknya sedang berada di tengah turbulensi yang bisa kapan saja dihantam oleh bagian kanan dan kiri.
Kalau berbicara tentang kompetitor, Gojek itu termasuk kompetitor Telkom. Bukannya berbeda? Ya, memang dari model bisnis berbeda jauh. Namun, dengan adanya Gojek ini mematikan jasa layanan call center pemesanan makanan yang dulunya adalah punya Telkom.
Oleh karena itu, Telkom harus bisa agile dalam setiap perubahan yang ada. Telkom pun terus memperbaharui cara kerja agar tetap bisa relevan. Telkom menerapkan cara kerja yang agile dan cara belajar yang agile juga.
Ketika sudah mengimplementasikan cara kerja yang agile maka dibutuhkan metode perencanaan tujuan yang sesuai dengan konsep agile. Maka bertemulah Telkom dengan OKR. Teori tentang OKR ini sudah ada lama. Namun, Telkom baru saja mengimplementasikannya pada awal tahun 2020 semenjak pandemi datang.
Apakah mudah? Tentu bukanlah hal yang mudah menerapkan OKR yang berorientasi pada purpose dan result kepada perusahaan yang telah menggunakan KPI selama puluhan tahun.
Oleh karena itu, Telkom tak lantas langsung mengganti semuanya dengan OKR. Namun, Telkom masih mencari pola yang cocok dengan menggabungkan KPI dan OKR.
Baca Juga: Cara Menyusun OKR Agar Tim Semakin Termotivasi
Lima Langkah Pendekatan Implementasi OKR di Telkom
Selama kurang lebih enam bulan Telkom melakukan persiapan untuk mengimplementasikan OKR. Persiapan ini dilakukan secara masif di setiap lini bisnis perusahaan Telkom agar nantinya implementasi OKR yang dilakukan benar adanya.
Berikut ini ada lima langkah implementasi OKR yang ditempuh oleh Telkom.
1. Pengenalan OKR (OKR Introduction)
Tak kenal maka tak sayang. Kalau karyawan tidak kenal dulu dengan OKR maka akan susah untuk mengajak mereka selaras menggunakan OKR.
Hal yang dilakukan Telkom dalam memberikan pengenalan OKR adalah dengan mewajibkan setiap karyawannya untuk belajar konsep tentang OKR. Apabila ada yang tidak selesai belajarnya akan mendapatkan konsekuensi karena tidak turut serta mendukung kebijakan perusahaan.
Setelah para karyawan belajar maka nantinya akan ada evaluasi untuk menguji pemahaman setiap orang tentang OKR.
2. Implementasi OKR di Telkom untuk Pembentukan Champion Team
Terkadang orang butuh sosok atau teladan untuk melakukan sesuatu yang baru bagi dirinya. Karena pada dasarnya ketika melakukan hal baru maka kita sedang keluar dari zona nyaman kita.
Setelah memberikan pembelajaran pengenalan tentang OKR, maka dibentuklah Champion Team. Siapakah Champion Team itu?
Champion team adalah orang-orang yang bertugas untuk mengawali proses implementasi OKR dan mendukung leaders dalam memastikan implementasi seluruh siklus OKR berjalan efektif. Champion team ini berasal dari level BOD.
3. Sosialisasi Teknis Implementasi OKR di Telkom untuk Champion Team
Hal-hal yang akan dibahas dalam sosialisasi ini adalah pembahasan teori dan kasus-kasus tentang OKR.
Selain itu juga ada pembentukan struktur OKR unit. Hal-hal yang akan dibahas dalam sosialisasi ini adalah pembahasan teori dan kasus-kasus tentang OKR. Selain itu juga ada pembentukan struktur OKR unit.
4. Entry OKR ke Aplikasi
Untuk memudahkan implementasi OKR, maka Telkom menggunakan aplikasi untuk memasukkan OKR tiap individu atau pun unit ke aplikasi. Telkom punya aplikasi khusus yang bernama Diarium.
5. Evaluasi dan Monitoring Secara Berkala
OKR perlu untuk selalu dicek dan dievaluasi secara berkala. Biasanya evaluasi dan monitoring dilakukan secara berkala, entah dua minggu sekali, atau sebulan sekali.
Baca Juga: Bagaimana OKR Bisa Meningkatkan Employee Engagement?
Kolaborasi KPI dan OKR yang Dilakukan Oleh Telkom
Bagaimana menyelaraskan tujuan perusahaan dengan OKR pada setiap unit dan individual? Apalagi mengingat jumlah karyawan Telkom yang mencapai lebih dari 24 ribu orang.
Arif mengatakan bahwa di Telkom menggunakan gabungan OKR dan KPI. Berikut peta penyelarasan dari segitiga di atas.
Pada segitiga teratas perlu didefinisikan dengan jelas apa purpose dan vision dari perusahaan. Barulah dari Vision diturunkan menjadi Strategic Initiatives. Strategic Initiatives ini diturunkan kembali menjadi KPI BOD dan KPI Unit.
Pada proses penurunan Strategic Initiatives sampai dengan Kontrak Manajemen (KM) pimpinan unit itu masih menggunakan KPI.
Kemudian dari KPI unit dikonversikan menjadi objectives pimpinan unit. Mulai dari sini barulah menggunakan OKR.
Setelah terbentuk objectives pimpinan unit terbentuk maka akan dibentuk Key Result pimpinan unit.
Kemudian bergerak lagi yakni penyusunan objectives manajer lini dan key result manajer lini.
Dan pada bagian segitiga terakhir adalah penyusunan objectives dan key result dari staf.
Baca juga: 5 Kesalahan Implementasi OKR dan Rekomendasinya
Contoh Implementasi OKR di Telkom
Berikut ini visualisasi contoh OKR Telkom yang bisa kamu pelajari. Contoh OKR Telkom ini saling berkaitan satu sama lain. Inilah salah satu keunggulan OKR yakni bisa meningkatkan engagement karyawan.
Siap untuk Implementasi OKR di perusahaanmu?
Mengubah kebiasaan memang sulit, tapi bukan hal yang tidak mungkin. Dari Telkom kita belajar bahwa perusahaan BUMN bisa agile dan juga bisa mengimplementasikan OKR.
Telkom menjadi teladan yang baik bagi perusahaan yang hendak bertransformasi menggunakan OKR. Kalau kamu masih kurang paham dengan OKR. Kamu bisa belajar dan mendalaminya terlebih dahulu dengan mengikuti online course OKR Goal Setting Mastery yang diajarkan langsung oleh Founder Ekipa.
Sebelum menggunakan OKR sebagai sarana untuk merancang tujuan, maka akan lebih baiknya kamu memahami tentang empati, agile mindset yang sangat diperlukan sebelum menerapkan OKR.
Kamu bisa mempelajarinya di agile academy buatan Ekipa yakni Ekipa Academy yang punya program intensif belajar agile dalam waktu 3 bulan. Ada tiga pilihan paket pembelajaran yang bisa kamu pilih. Apa saja itu? Ayo langsung buka halaman Ekipa Academy saja ya.
Selamat merencanakan dan meraih tujuanmu dengan efektif ya!
