Ekipa.co – Sekarang ini bertransformasi menjadi kunci bertahan sebuah perusahaan di masa pandemi. Ada yang menyebut transformasi yang dilakukan itu sebagai digital transformation atau agile transformation.
Apapun sebutannya entah digital transformation maupun agile transformation, transformasi digital penting dalam lingkungan bisnis saat ini karena mampu menjawab tantangan yang semakin berat khususnya dalam hal kompetisi bisnis yang semakin ketat.
Ketika kita berbicara tentang transformasi khususnya dalam kerangka agile, maka mulailah muncul pertanyaan tentang transformasi digital ‘framework apa yang akan kita gunakan?’
Framework dalam agile banyak jumlahnya dan terus berkembang. Berbagai macam agile framework ini lahir sebenarnya untuk mengisi ruang terhadap framework sebelumnya yang kurang bisa menjawab tantangan bisnis sekarang ini, terutama apabila kita bicara ‘rapid innovation’.
Kehadiran scrum, safe, kanban, less , fast-agile , devops, xp , … dsb dinilai cukup mumpuni untuk mempercepat inovasi bisnis maupun teknologi.
Baca Juga: Berencana Start Agile? Kamu Wajib Baca 2 Buku Agile Ini!
Cara Bertransformasi
Bagi kami di Ekipa, memulai bertransformasi dengan pertanyaan ‘framework’ apa yang akan digunakan’, justru akan membawa kita ke disksusi-diskusi yang sangat preskriptif tentang framework tersebut.
Diskusi-diskusi tersebut bahkan kadang-kadang justru menjadi sangat teoritis sekali. Gawatnya adalah diskusi tersebut membuat kita mengesampingkan dari diskusi penting seperti tujuan apa yang ingin kita capai, perkembangan apa yang sudah terjadi, feedback apa yang kita sudah terima dari customer atau akar rumput organisasi kita, sudah seberapa dekat kita dengan objective kita, dan lainnya.
Dalam konteks yang lebih sederhana, sering sekali saya berada di dalam sebuah kondisi dimana tim sangat rutin menjalankan daily huddle (di tempat dan waktu yang sama, dengan timebox yang konsisten) sehingga itu menjadi sebuah rutinitas saja tanpa mengetahui apa sprint goal-nya, apalagi konsisten mencapai sprint goal-nya.
Saya selalu percaya bahwa perubahan bisa terjadi kalau kita juga bisa kontekstual terhadap organisasi tempat kita bekerja sekarang. Apabila dalam perjalannya kita perlu “melanggar” aturan yang ditulis oleh framework tersebut selama kontekstual terhadap kondisi saat itu, buat saya itu tidak masalah (apalagi dosa).
Ingat Salah satu manifesto di dalam agile ‘Individual & interaction over process & tools‘. Kedepankan interaksi terhadap sekitar kita ketimbang terlalu religius terhadap sebuah framework.
Lalu bagaimana untuk memulai bertransformasi yang baik ?
Setidaknya ada empat hal yang menurut saya sangat penting untuk dilakukan lakukan ketika kita ingin memulai atau sedang bertransformasi.
1. Tentukan Tujuan yang Ingin Diraih
Di setiap transformasi digital tentu perlu ada tujuan yang ingin dicapai. Apa yang sebenarnya ingin diraih oleh perusahaan, apakah transformasi dalam organisasi agar lebih fluid dalam bekerja ; transformasi agar mendapat revenue lebih cepat dengan inovasi ; melakukan transformasi teknologi agar lebih agnostik terhadap brand tertentu; transformasi agar mudah dalam beriterasi dan scale up ; dan lainnya.
Tentunya tujuan akhir dari transformasi adalah bagaimana suatu perusahaan bisa lebih inovatif dalam menghasilkan produk-produknya dan melayani customer dengan lebih baik lagi dengan saat yang bersamaan menghasilkan benefit untuk perusahaan dalam bentuk ROI, revenue dan employee engagement.
Untuk mencapai itu, mulailah dengan memecah goal atau tujuan yang besar tersebut ke dalam bentuk yang lebih kecil dan bisa kita raih dalam waktu yang singkat, biasanya per kuartal tahun. OKR adalah tools yang sangat simple tapi powerfull untuk membantu kita sebagai kompas dalam mencapai tujuan.
Baca juga: Mengenal Apa itu OKR dan Keuntungannya untuk Perusahaan
2. Jadikan Kolaborasi sebagai Sebuah Kebiasaan untuk Bertransformasi
Berkolaborasi dan berkomunikasi dengan cara yang baik merupakan langkah berikutnya setelah OKR atau tujuan terbentuk. Bukan hanya dengan membentuk cross-functional team seperti yang umumnya dilakukan dibanyak perusahaan, tapi mulai dari menghilangkan bentuk birokrasi yang rumit di dalam organisasi kita.
Perbanyak komunikasi diluar meeting-meeting yang formal ;perbanyak intraksi tatap muka (apabila memungkinkan) ; meningkatkan intensitas brainstorming kapan saja dan dimana saja ; potong layer-layer yang memisahkan dua spektrum sehingga terlihat menjadi satu tim yang utuh walaupun masih terikat fungsional di area masing-masing seperti : ‘boss — anak buah’; ‘ user — IT’ ; ‘team operation — team bisnis’.
Mulailah melihat perusahaan tempat kamu bekerja sebagai sebuah rumah bersama untuk berinteraksi, berkolaborasi dan berinovasi. Tidak perlu dipusingkan apakah prosesnya masih waterfall atau yang lain. Selama kita bisa berkomunikasi dengan baik antara satu dan yang lainnya, pada akhirnya kita akan menemukan sendiri proses atau framework terbaik yang bisa kita gunakan dalam mencapai tujuan kita.
Baca juga: Cara Menyusun OKR Agar Tim Semakin Termotivasi
3. Beriterasi dan Bergerak Secara Konstan untuk Berubah Menjadi Lebih Baik
Saya sepakat bahwa kita akan terus bergerak secara konstan untuk sebuah improvement. Konstan dalam artian setiap 1–2 bulan, minimal ada 2–3 improvement yang bisa diterapkan. Apakah itu menghilangkan dokumen-dokumen tertentu yang kurang memberikan value ; posisi duduk di kantor agar bisa lebih dekat satu dengan yang lainnya ; akses WiFi untuk satu gedung agar karyawan bisa bekerja dimana saja ; sepakat untuk mengurangi meeting sebanyak 50% setiap minggunya ; mengganti performance system dari KPI ke OKR ; dan lainnya.
Mungkin terdengar lucu, tapi percayalah, apapun improvement yang disepakati untuk kita jalankan itu akan membawa kita satu langkah lebih dekat dengan goal kita.
Dengan konsep lean startup yaitu build-measure-learn, maka pada setiap iterasi yang kita lakukan berikanlah jeda untuk melakukan retrospektif, pelajari hasilnya, dan beradaptasi dan rencanakan iterasi berikutnya.
Baca Juga: Cara Scrum Framework Didesain dan Kondisinya
4. Bertransformasi dengan Budaya Memberikan Feedback
Menerapkan feedback culture di sebuah perusahaan sekarang menjadi faktor yang tidak bisa ditunda lagi. Perusahaan harus menjamin psychological-safety environment untuk para karyawannya agar feedback culture ini bisa berjalan dengan baik.
Berikan ruang kepada tim kita untuk memberikan feedback kepada para leaders; buka akses sebesar-besarnya untuk para karyawan agar bisa memberikan feedback ke management atau direktur; berikan kemudahaan terhadap seluruh perusahaan untuk bisa memberikan feedback terhadap proses yang sedang diimplementasikan terkait agile journey.
Feedback juga harus disampaikan dengan niat yang positif dalam menuju ke arah yang lebih baik. Kita biasanya bisa menjadi lebih baik bukan dari pujian atas apa yang kita lakukan, tapi dari umpan balik atau kritik terhadap hal yang kita lakukan.
Baca Juga: Program Agile Training Terbaik di Indonesia
Kesimpulan
Menemukan framework yang tepat perlu proses empirisme yang panjang. Dengan terus beriterasi dan fokus terhadap goal, maka pada akhirnya kita akan menemukan agile way of working yang pas untuk perusahaan kita. Walaupun mungkin itu tidak ada didalam teori framework manapun.
Selamat bertransformasi! Apabila ada yang ingin kamu tanyakan, kamu bisa berlangganan Ekipa+ dan ikuti Open Call Coach agar kamu bisa bertanya apapun seputar transformasi agile atau transformasi digital kepada agile coach.
