fbpx

7 Tips Kerja Remote Lebih Produktif

Apakah kamu tengah menjalani kerja remote? Senang, sih, bisa kerja dari mana saja, tetapi kamu dan juga tim memiliki kekhawatiran tidak dapat bekerja secara produktif seperti saat bekerja di kantor?

Kami tahu bagaimana rasanya. Semenjak adanya pandemi banyak perusahaan yang menerapkan Work From Home (WFH). Sebenarnya bagi yang terbiasa kerja remote maka WFH bukan jadi masalah lagi.

Apa Itu Kerja Remote dan Manfaatnya?

Apa itu Kerja Remote
Photo by Thought Catalog on Unsplash

Kerja remote adalah melakukan pekerjaan secara jarak jauh tanpa harus pergi ke kantor dengan menggunakan bantuan teknologi. Dengan bekerja remote memungkinkan kamu bekerja dari mana saja di tempat yang kamu inginkan.

Adanya pandemi membuat akselerasi penggunaan teknologi semakin cepat. Budaya kerja dari rumah mulai terbentuk. Ada yang mengeluh, tapi ada yang juga mendambakan situasi bekerja dari rumah.

Dengan bekerja secara remote kita memiliki fleksibilitas waktu antara bekerja dengan aktivitas pribadi kita. Bahkan menurut World Economic Forum, fleksibilitas tempat kerja menjadi topik yang akan hangat dibicarakan di masa depan.

Topik mengenai bekerja remote ini menjadi perhatian banyak pihak dan melahirkan riset-riset tentang apa saja manfaatnya bagi perusahaan.

Sejumlah universitas dan institusi penelitian terbesar di dunia seperti Harvard University, Stanford University, Gallup, dan Global Workplace Analytics pun melakukan riset terkait manfaat kerja remote.

Apa saja hasil dari penelitian mereka? Berikut manfaat kerja remote yang dirangkum oleh Forbes.

  1. Karyawan yang bekerja remote rata-rata 35%-40% lebih produktif dibandingkan dengan karyawan di kantor. Hasil kerjaannya pun mengalami peningkatan setidaknya sekitar 4.4%.
  2. Adanya otonomi untuk mengatur waktunya sendiri, karyawan yang bekerja remote memberikan hasil cacat kualitas 40% lebih sedikit.
  3. Produktivitas yang meningkat dan performa yang makin mantap membuat engagement antara karyawan dan perusahaan semakin tinggi.
  4. Sebanyak 54% karyawan akan lebih menerima tawaran pekerjaan yang memberikan kesempatan bekerja secara remote. Ini memberi dampak positif yakni mengurangi tingkat turnover karyawan sebesar 12%.
  5. Perusahaan bisa menghemat rata-rata $11.000 per tahun dan mendapatkan profitabilitas 21% lebih tinggi.

Tips Agar Kerja Remote Semakin Produktif dan Membahagiakan

Saat ini di beberapa perusahaan, menjadi fleksibel merupakan kebutuhan untuk beradaptasi dalam situasi kerja — termasuk di dalamnya kebutuhan untuk bekerja jauh dari tim.

Walaupun bekerja secara remote menawarkan kebebasan dengan bekerja dimanapun, kurangnya interaksi secara langsung sering kali membuat tim merasa terisolasi dan menjadi kurang termotivasi, yang pada akhirnya mencapai tujuan pekerjaan menjadi semakin sulit.

Saat kamu tidak bisa berinteraksi secara langsung dengan tim, cara yang bisa dilakukan adalah melakukan interaksi melalui internet. Di dalam artikel ini, terdapat tips yang sudah terbukti dapat membantumu menjaga produktivitas kerja melalui beberapa aktivitas yang dapat dilakukan secara virtual.

1. Tentukan dan Prioritaskan Tujuan dengan Jelas

prioritas saat kerja remote
Photo by Phil Desforges on Unsplash

Hal pertama yang harus dilakukan tim agar pekerjaan secara remote dapat dilakukan dengan efektif adalah dengan membuat sebuah visi yang jelas tentang apa yang ingin dicapai.

Untuk setiap tujuan produk/project yang ingin dicapai, buatlah rincian dengan jelas dan asosiasikan dengan aksi-aksi yang ingin dilakukan, dan berikan juga prioritas untuk setiap item yang ada.

Hal ini dapat dilakukan melalui meeting perencanaan project melalui video conference, dimana setiap orang berkontribusi untuk berbagi pikiran dan ide dalam mencapai tujuan-tujuan tersebut.

Setelah merangkum daftar item yang dibutuhkan, susunlah berdasarkan prioritas dan anggaplah list tersebut menjadi sebuah acuan, dan buatlah acuan tersebut dapat diakses oleh semua orang setiap saat.

2. Siapkan Papan Visualisasi Kerja yang Jelas dan Menarik

visualisasi tujuan
Photo by Jan Baborák on Unsplash

Untuk setiap item yang dirangkum dari meeting perencanaan, simpan di dalam penyimpanan khusus di dalam internet yang dapat diakses setiap orang kapan saja dimana saja.

Banyak sekali perangkat kolaborasi berbasis cloud yang tersedia saat ini — cobalah beberapa perangkat berbasis cloud dan pilih yang terbaik menurutmu.

Kebanyakan perangkat kolaborasi berbasis cloud sekarang ini menawarkan board dengan gaya Kanban dimana kamu dapat menyusun tujuan yang sudah dibuat ke dalam beberapa item pada satu board dan dari sana kamu dapat mencatat perkembangannya.

Terlepas dari perangkat yang kamu pilih, pastikan setiap prioritas untuk setiap item teridentifikasi secara jelas sehingga kamu dapat bekerja berdasarkan prioritas tertinggi di dalam item yang sudah disusun.

Setelah itu, lakukan sebuah kebiasaan dengan memperbaharui board tersebut dengan informasi baru yang tersedia, sehingga board tersebut dapat berfungsi sebagai sumber informasi bagi anggota tim.

3. Tetapkan Rutinitas Melalui Checkpoint Harian

checkpoint kerja remote
Photo by Dylan Gillis on Unsplash

Setelah Kamu menempatkan tujuan-tujuan yang sudah didefinisikan ke dalam item-item pada suatu tempat yang terpusat, telusuri item-item tersebut di dalam meeting checkpoint harian — atau yang biasa disebut dengan rapat harian (daily standup).

Walaupun rapat harian tidak dilakukan secara langsung, kita tetap bisa memelihara komunikasi secara konsisten melalui internet. Tujuan dari pertemuan harian adalah sebagai berikut:

  1. Memastikan moral tim tetap tinggi  berdasarkan interaksi antar anggota tim.
  2. Memastikan anggota tim menyampaikan perkembangan pekerjaan yang yang telah dilakukan demi tercapainya tujuan.
  3. Rayakan pencapaian dan selaraskan upaya yang diperlukan secara terus-menerus demi tercapainya tujuan.
  4. Setiap orang memiliki tujuan yang jelas untuk dicapai setiap harinya, sehingga project terus berjalan

Namun, jika kamu melakukan checkpoint meeting hanya untuk sekedar melaksanakannya saja, maka tidak akan menjamin keberhasilannya. Kita tetap harus melakukan strategi-strategi berikut:

  1. Melakukan rapat melalui video agar setiap orang dapat melihat satu sama lain. Dibandingkan dengan meeting melalui audio (telepon atau semacamnya), meeting melalui video memberikan gambaran visual yang lebih baik pada saat terjadinya percakapan satu sama lain — dan juga memaksimalkan komunikasi yang efektif. Video calls harus menjadi pilihan utama, dan audio calls dapat dijadikan pilihan selanjutnya. Jika kedua meeting tersebut tidak dapat dilaksanakan, maka pilihan terakhir jatuh pada komunikasi secara tekstual.
  2. Lakukan checkpoint harian setiap harinya di saat yang sama. Berdasarkan pengalaman saya, tim yang melaksanakan checkpoint harian di pagi hari biasanya akan menjalankan pekerjaan lebih baik dan dapat mencapai tujuan harian dengan lebih baik daripada yang melaksanakan checkpoint harian di siang hari.
  3. Pastikan setiap anggota tim hadir tepat waktu. Mungkin kedengarannya sepele, tapi tanyakan pada diri sendiri, apakah anggota tim telah hadir pada checkpoint harian tepat waktu atau tidak. Jika menurut kamu hal ini penting pada saat bekerja di kantor, maka hal ini juga lebih penting saat dilakukan secara remote. Interaksi antar tim secara konsisten dapat memudahkan pekerjaan.
  4. Batasi meeting checkpoint maksimal 15 menit. Dengan membatasi waktu, kamu dapat memulai komunikasi secara efektif dan fokus pada hal-hal yang penting. Diskusi yang terjadi harus lebih singkat dan tepat, dengan meminimalisir percakapan yang sia-sia.

Untuk menyelesaikan meeting selama 15 menit, cobalah untuk membuat template yang sudah ditentukan agar meeting checkpoint lebih fokus. Sebagai contoh, setiap orang diwajibkan untuk menjawab tiga pertanyaan berikut:

  • Apa yang telah Kamu capai kemarin?
  • Apa rencana yang akan dikerjakan hari ini?
  • Apa Kamu membutuhkan bantuan, ataukah Kamu bisa membantu yang lain dalam menyelesaikan pekerjaan?

Kamu bisa mengutarakan pertanyaan-pertanyaan tersebut dengan gayamu sendiri. Pada intinya, setelah meeting dilaksanakan, setiap orang mendapatkan bekal berupa pola pikir yang sama dan tepat untuk mencapai tujuan di hari itu.

4. Lakukan Diskusi Santai Secara Berkala

Kerja Remote santai
Photo by Brooke Cagle on Unsplash

Untuk setiap diskusi diluar cakupan checkpoint harian, siapkan meeting terpisah. Pada saat melakukan checkpoint harian, kamu akan menemukan beberapa topik yang membutuhkan diskusi lebih lama dengan beberapa anggota tim.

Dalam situasi ini, buatlah agenda untuk menjadwalkan diskusi lanjutan mengenai topik-topik tersebut. Dengan cara ini, kamu dapat memastikan setiap orang akan terus bekerja tanpa harus melibatkan mereka ke dalam topik yang tidak perlu.

Tujuannya, walaupun bekerja secara remote, kita akan tetap bisa menjangkau setiap orang untuk dapat berdiskusi, seperti halnya jika berada di lokasi yang sama.

5. Investasi Perangkat Kolaborasi yang Sesuai

cloud computing
Photo by Caspar Camille Rubin on Unsplash

Jika banyak interaksi dilakukan melalui internet, menggunakan perangkat yang tepat untuk mendukung kolaborasi di antara anggota tim menjadi hal yang penting. Beberapa rekomendasi perangkat yang dibutuhkan adalah sebagai berikut:

  • Komunikasi: Google Meet, Zoom, Telegram, Whatsapp, etc
  • Kolaborasi dan Visualisasi: Slack, Asana, Trello, JIRA
  • Internet yang cepat
  • Perangkat video/audio

6. Tetap Berada dalam Zona Kerja!

Zona kerja remote
Photo by Luca Bravo on Unsplash

Jika kamu di rumah atau di tempat lain selain kantor, tetap rancang satu tempat khusus untukmu dapat bekerja. Dimanapun tempat yang kamu pilih, idealnya tempat tersebut haruslah menjadi zona yang membuatmu merasa paling nyaman dan produktif.

Kamu mungkin membutuhkan meja dan kursi kerja yang nyaman, atau satu sudut di ruang tamu. Pastikan kamu memiliki hal-hal penting yang menunjang pekerjaan di sekitarmu sehingga dapat bekerja dengan nyaman.

Contoh: akses mendapatkan air, toilet, atau beberapa tumbuhan hias untuk membuatmu fokus. Memiliki zona kerja membuatmu semakin mudah untuk tetap produktif, dibandingkan berada pada satu tempat di mana biasanya hanya berbaring dan tidak melakukan apapun.

7. Temukan Coach/Fasilitator yang Tepat!

coach kerja remote
Photo by Austin Distel on Unsplash

Mendatangkan seseorang yang profesional dalam mengimplementasikan kebijakan pekerjaan remote dapat memberikan dampak yang sangat besar.

Selain mereka memiliki pengetahuan yang relevan tentang bekerja secara remote, memiliki seorang coach yang mendedikasikan diri untuk tim artinya kamu memiliki seseorang yang dapat membimbing tim  menjalani berbagai proses.

Dengan memastikan tim memiliki hal-hal yang berguna untuk mencapai tujuan — terutama jika mereka baru mulai bekerja secara remote. Seorang profesional yang baik akan senang berbagi pengetahun mereka.

Mereka tahu membangun budaya kerja remote membutuhkan waktu dan konsistensi, maka dari itu mereka akan dengan senang hati bekerja denganmu untuk  membantu membuat rencana yang sesuai dalam membangun budaya tim remote yang efektif.

Kesimpulan

Kerja remote bisa menjadi menyenangkan, tapi bisa juga melelahkan. Untuk menghindari kelelahan dan justru menjadi tidak produktif tujuh tips di atas bisa kamu terapkan.

Selamat mencoba ya! Kalau kamu butuh fasilitator bekerja remote, kamu bisa kontak agile coach di Ekipa ya.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Open chat