Ekipa.co – PPKM diberlakukan lagi, perusahaan pun kembali banting setir menyesuaikan rencana. Inilah saatnya untuk memulai implementasi OKR. OKR memang bukan segalanya, tapi OKR bisa menjadi salah satu harapan untuk terus bertahan di masa pandemi seperti ini dan menumbuhkan geliat aktivitas perusahaan. Di samping itu, penting juga untuk menghindari kesalahan implementasi OKR agar lebih berdampak positif bagi organisasi.
Pada hari Rabu, 30 Juni 2021, Ekipa bersama Agile Circles Indonesia dan The Corporate Startup mengadakan Agile Meetup dengan mengundang pembicara Doni Priliandi, CEO dan Founder dari Happy5. Tema yang diusung adalah tentang 5 Common Mistakes of OKR (Objective Key Results).
Doni Priliandi telah menangani beberapa klien baik dari perusahaan besar maupun startup terkait OKR ini. Doni menemukan beberapa kesalahan umum yang sering dilakukan oleh perusahaan baik perusahaan dengan model bisnis tradisional maupun startup.
Apa sajakah lima kesalahan umum implementasi OKR tersebut? Simak pembahasan berikut, ya!
Baca Juga: Berencana Start Agile? Kamu Wajib Baca 2 Buku Agile Ini!
Kenali OKR agar Terhindar dari Kesalahan Implementasi OKR
OKR (Objective Key Results) adalah sebuah alat bantu untuk menentukan tujuan yang digunakan oleh tim maupun individu untuk menentukan tujuan yang ambisius, menantang, dan tentunya bisa diukur.
Secara sederhana, OKR bisa dikatakan sebagai sarana untuk melacak kemajuan, menciptakan keselarasan, dan mendorong keterlibatan tim dalam mencapai tujuan yang bisa diukur.
OKR ini dikenalkan oleh John Doerr pada perusahaan rintisan, Google yang kala itu belum sebesar sekarang. Alat ini telah membantu perusahaan Google yang masih berupa perusahaan rintisan mengalami pertumbuhan sepuluh kali lipat.
Keberadaan OKR membantu Google membuat tujuan ambisiusnya yakni “organizing the world’s information” menjadi tercapai.
Tujuan adanya OKR ini adalah membantu perusahaan, tim, atau pun individu untuk menentukan prioritas. Seringkali perusahaan memiliki banyak tujuan dan membuat semua tujuan itu penting. Padahal apabila tidak ada yang diprioritaskan maka akan membuat fokus perusahaan buyar.
OKR terdiri dari dua bagian yakni Objective dan Key Results.
Objective, secara sederhana menjelaskan tentang “APA” yang ingin dicapai. Objective ini harus berupa kalimat yang menginspirasi, konkret, dan bisa untuk diraih.
Key Results menjadi tolak ukur dan sarana untuk memonitor tindakan atau aktivitas untuk mewujudkan objective yang sudah dirancang. Poin ini menjelaskan tentang “BAGAIMANA” cara kita untuk mewujudkan objective.
Penetapan Key Results ini harus spesifik, realistis, dan memiliki batas waktu.
Baca Juga: Cara Menyusun OKR Agar Tim Semakin Termotivasi
Mengapa Perusahaan Perlu Mengimplementasikan OKR?
Apakah perusahaan Sobat Agile masih menggunakan KPI atau cara tradisional lainnya dalam menentukan tujuan? Kira-kira apa sajakah tantangannya?
Penentuan tujuan perusahaan menggunakan cara tradisional memiliki tantangan tersendiri. Apa sajakah tantangannya?
- Tidak adanya komunikasi dari atas ke bawah membuat karyawan tidak memahami apa yang perlu diprioritaskan dalam pekerjaannya untuk menunjang terwujudnya tujuan perusahaan.
- Karena tidak adanya komunikasi tentang prioritas menimbulkan ketidakselarasan antara aktivitas dengan strategi yang digunakan untuk mewujudkan tujuan.
- Pemimpin perusahaan tidak bisa melacak secara langsung bagaimana kemajuan dari timnya karena kurangnya transparansi dan visibilitas.
- Terjadinya aktivitas berulang yang tidak mendukung pertumbuhan perusahaan.
Apakah tantangan-tantangan tersebut Sobat Agile rasakan?
Baca Juga: Cara Efektif Mencapai Tujuan Perusahaan dengan OKR
Karakteristik OKR
Dibandingkan framework penentuan tujuan lainnya, OKR bisa dibilang unik. Berikut ini karakteristik OKR yang membedakannya dengan framework lainnya.
- Agile Goals. Penentuan tujuan dengan menggunakan OKR ini menggunakan pendekatan agile. Siklus perancangan tujuan menjadi lebih pendek yakni setiap tiga bulan sekali (quarterly). Dengan pendekatan agile ini perusahaan bisa merespon perubahan dengan cepat.
- Simplicity. OKR terkenal dengan kesederhanaannya dan mudah untuk dimengerti. Kesederhanaan OKR ini membuat penentuan tujuan menjadi lebih cepat dan mudah. Sehingga tidak ada waktu yang terbuang sia-sia karena terlalu lama menentukan tujuan.
- Transparancy. OKR membuat semua orang di perusahaan mengetahui prioritas tujuan yang ingin dicapai perusahaan. Berbeda dengan framework lainnya dimana hanya pemimpin saja yang mengetahui prioritas tujuan perusahaan.
- Ambitious Goals. Selain tujuan yang inspirasional, OKR ini membuat perusahaan untuk menetapkan target yang cukup menantang. Tujuan yang menantang ini akan membuat tim untuk memikirkan kembali cara mencapai tujuan tersebut.
- Bidirectional Goal Setting. Dalam menentukan strategi perusahaan tak hanya para pemimpin yang menentukan. OKR ini membuat sebanyak 60% strategi perusahaan dibuat oleh tim dengan menyelaraskan antara pekerjaannya dengan tujuan yang ingin perusahaan capai.
Baca Juga: Contoh Penerapan OKR di Telkom
Kapan Perusahaan Perlu Mengimplementasikan OKR?
Menurut Doni ternyata tak semua perusahaan cocok dengan implementasi OKR. Lantas bagaimana menentukan apakah perusahaan perlu mengimplementasikan OKR?
Untuk mengetahui apakah perusahaan Sobat Agile cocok menggunakan OKR atau tidak, maka cobalah untuk menjawab pertanyaan berikut ini:
- Apakah semenjak adanya pandemi COVID-19 ini perusahaan perlu untuk menyusun ulang strateginya?
- Apakah perusahaan perlu mengatur ulang strategi perusahaan dikarenakan adanya disrupsi teknologi, seperti digital payment, digital banking, social commerce, fintech, atau crypto?
Bila jawaban dari dua pertanyaan di atas adalah “YA” maka itu tandanya perusahaan Sobat Agile membutuhkan OKR. Bila jawabannya adalah “TIDAK” maka perusahaan Sobat Agile tidak membutuhkan OKR.
Baca Juga: Agile Software Development untuk Meningkatkan Kinerja Perusahaan
Contoh OKR Google
Dalam Agile Meetup yang berlangsung 30 Juni 2021 lalu, Doni memberikan contoh OKR langsung dari perusahaan Google. Berikut contoh OKR Google pada tahun 2020 lalu.
Our Mission is to ….
Approach
Build a more helpful Google for everyone that increases the world knowledge, success, health, and happiness.
Google Objectives
Helpful: Delivery the most helpful family of products for everyone
Execution: Build a better Google at scale, internally, externally now.
Sustainable value: Grow scalable, financially, sustainable business.
Dari tiga objective tersebut diturunkan lagi menjadi key result. Berikut ini contoh key result dari salah satu objective yakni Helpful: Delivery the most helpful family of products for everyone.
Helpful: Deliver the most helpful family of products for everyone.
Key Results
1. Increase the helpfulness and cohesiveness of our products across the Google.
2. Dramatically improve the user experience for sign-in, iOS, and NBU users.
3. Make Innovation and deliver uniquely Google computer science and AI-driven breakthrough.
4. Innovate in our AI, software, and hardware, computing strategy to improve Android and our made by Google family product
Dari key results tersebut bisa diturunkan lagi menjadi initiatives atau aktivitas kerja, seperti di bawah ini:
Objective:
Helpful: Deliver the most helpful family of products for everyone.
Key Results:
Dramatically improve the user experience for sign-in, iOS, and NBU users.
- Sign-in Growth X% yoy growth sign in. MAU: X users.
Initiatives:
X
Y
Z
iOS Growth MAU : X% yoy + Growth Google Ecosystem Engagement on iOS by x%
Initiatives:
A
B
C
Simbol X, Y, Z dan A, B, C yang ada pada initiatives merupakan aktivitas yang bisa membantu menggerakkan key result.
Itulah contoh OKR Google. Nanti ketika akhir quarter ternyata impact yang dihasilkan hanya sampai 70% maka akan ditelusuri apa saja penyebabnya, apa yang bisa dipelajari, dan hal apa yang berhasil sehingga bisa menjadi rekomendasi untuk quarter selanjutnya.
Baca Juga: Scrum: Cara Jitu Kembangkan Produk
5 Kesalahan Implementasi OKR di Perusahaan dan Rekomendasinya
Kesalahan umum yang sering terjadi dalam implementasi OKR di perusahaan adalah tim tidak memahami impact apa yang akan diberikan kepada perusahaan. Rata-rata hanya berfokus untuk menyelesaikan apa yang menjadi pekerjaannya tanpa mempedulikan bagaimana impact dari pekerjaannya terhadap perusahaan.
Contohnya adalah kita punya objective untuk menjadikan kaca jendela kantor menjadi sangat bersih. Key result-nya adalah dengan membersihkan kaca secara memutar ke kanan dan ke kiri sebanyak tiga kali.
Setelah dilakukan key result tersebut, ternyata hasilnya belum memenuhi objective yakni menjadikan kaca jendela kantor bersih. Ketika tim ditanya tentang mengapa kacanya masih kotor, mereka tidak peduli karena yang terpenting bagi mereka sudah menjalankan key result sebagaimana yang diminta.
Padahal dalam OKR yang diukur adalah impact yang diberikan terhadap perusahaan. Seperti cerita review OKR di Google, setiap individu akan diminta untuk menyebutkan tiga impact paling penting yang sudah mereka berikan kepada perusahaan.
Itulah salah satu contoh kesalahan umum dalam implementasi OKR. Lantas apakah ada kesalahan umum lainnya? Tentu ada, berikut ini ada lima kesalahan umum yang ditemukan oleh Doni Priliandi selama menangani klien baik korporat besar maupun startup.
Berikut ini tak hanya diuraikan tentang kesalahan umum saja. Namun, rekomendasi untuk mengatasi kesalahan umum tersebut.
- Angka KPI Tahunan Dibagi Menjadi Empat Quarter
Kesalahan umum yang pertama adalah tentang perancangan objective dari OKR sendiri. Kesalahannya adalah objective setiap quarter itu diambil dari target tahunan yang dibagi menjadi empat.
Padahal cara kerja OKR tidak seperti itu. Ketika objective OKR pada quarter pertama ada yang belum terpenuhi maka perlu dipelajari apa penyebabnya dan jadikan acuan untuk menentukan objective pada OKR berikutnya.
Rekomendasi:
Dari kesalahan umum tersebut maka rekomendasinya adalah sebagai berikut:
OKR seharusnya mendeskripsikan tentang strategi dan taktik, tidak sekedar kompilasi dari KPI.
Objective menjelaskan tentang “APA” yang ingin dicapai.
Key Result menjelaskan tentang “BAGAIMANA” cara mencapai objective tersebut.
Untuk mendukung key result perlu ada initiatives.
Untuk menentukan objective quarter berikutnya maka pelajari dari hasil atau impact dari quarter sebelumnya. - Pembuatan OKR Masih Berdasarkan Silo atau Departemen
Seringkali pembuatan OKR hanya dibuat per departemen saja. Misalkan satu departemen IT membuat objective dalam quarter pertama untuk membuat tiga software.
Pertanyaannya adalah apakah tiga software yang dibuat nanti memberikan impact bagi perusahaan?
Rekomendasi:
Seharusnya objective dari perusahaan diketahui oleh semua karyawan perusahaan. Sehingga nanti karyawan akan menyelaraskan aktivitas kerjanya dengan objective perusahaan.
Ketika karyawan mengetahui transparansi objective perusahaan maka karyawan akan memprioritaskan apa yang perlu difokuskan untuk membantu mewujudkan objective perusahaan. - Tidak Adanya Akuntabilitas dari Setiap Objective dan Key Result
Kesalahan selanjutnya ketika menentukan OKR adalah tidak ada yang bertanggung jawab terhadap objective dan key result. Tidak adanya akuntabilitas ini membuat progress tidak bisa di-track.
Rekomendasi:
Agar progress bisa di-track maka perlu adanya orang yang ditunjuk untuk bertanggung jawab atas objective dan key result yang ditentukan di perusahaan.
Tujuan dari akuntabilitas ini adalah agar segala aktivitas yang memberikan impact kepada perusahaan bisa terkontrol 100%. - Tetap Mengeksekusi Segala Rencana Tanpa Mempelajari Pelajaran dari Quarter Sebelumnya
Kesalahan yang sering terjadi adalah tetap melanjutkan rencana pada quarter selanjutnya tanpa mengambil pembelajaran dari quarter sebelumnya.
Rekomendasi:
Rencana untuk quarter selanjutnya perlu mengambil pembelajaran dari quarter sebelumnya. Analisis setiap initiative yang memberikan impact.
Misalkan initiative A tidak memberikan impact terlalu baik, maka perlu dipertimbangkan apakah initiative A ini akan diganti dengan initiative lainnya atau direfleksikan kembali apa yang bisa diperbaiki.
Apabila ada initiative yang berhasil maka bisa kita aplikasikan kembali. - Sudah Membuat OKR tapi Jarang Di-Review
Perusahaan Sobat Agile sudah mulai menggunakan OKR. Namun, setelah menetapkan OKR pada awal quarter tidak ada proses review berkala. Proses review hanya dilakukan di akhir quarter saja. Itu juga merupakan kesalahan umum yang sering terjadi.
Rekomendasi:
Seharusnya ketika sudah menetapkan OKR tidak lantas didiamkan begitu saja dan baru diulas ketika quarter akan berakhir.
Penting untuk membuat review rutin mungkin per minggu atau per dua minggu untuk mengecek apakah aktivitas pekerjaan yang dilakukan masih sesuai jalur atau sudah keluar jalur.
Baca Juga: Sertifikasi Agile Scrum Master Terbaik di Indonesia
Kini Sudah Tahu Kesalahan Implemenasi OKR, Siap Membuat OKR yang Benar?
OKR memang bukan segalanya, tapi OKR bisa membantu perusahaan Sobat Agile bertumbuh lebih baik dan lebih cepat.
OKR akan membantu perusahaan Sobat Agile untuk fokus pada prioritas tujuan perusahaan. Seringkali perusahaan memiliki banyak tujuan, tapi karena terlalu banyak yang ingin diraih membuat apa yang dilakukan menjadi tidak fokus.
Membaca ulasan di atas apakah perusahaan Sobat Agile termasuk melakukan lima kesalahan di atas? Kalau iya, masih ada waktu untuk memperbaikinya. Jika dalam perjalanan untuk memperbaiki OKR ada kesulitan, Sobat Agile bisa berkonsultasi dengan agile coach yang ada di Ekipa.
Ekipa menyediakan sarana untuk berkonsultasi terkait permasalahan penerapan agile dengan layanan Ekipa+. Dalam layanan Ekipa+ ini Sobat Agile bisa berdiskusi apa pun dengan para agile coach kami, termasuk berdiskusi tentang implementasi OKR dalam perusahaan.
Jadi, sudah siapkah Sobat Agile menyongsong awal quarter baru dengan implementasi OKR yang benar?
