fbpx

7 Tips Kerja Remote Lebih Produktif

Ditranslasi dari 7 Ways to Stay Super Productive When Working Remotely oleh Rez Harditya

Apa Kamu tengah mencoba bekerja secara remote, tetapi Kamu dan juga tim memiliki kekhawatiran tidak dapat bekerja secara produktif seperti saat bekerja di kantor? Kami tahu bagaimana rasanya. Saat ini di beberapa perusahaan, menjadi fleksibel merupakan kebutuhan untuk beradaptasi dalam situasi kerja — termasuk di dalamnya kebutuhan untuk bekerja jauh dari tim. Walaupun bekerja secara remote menawarkan kebebasan dengan bekerja dimanapun, kurangnya interaksi secara langsung sering kali membuat tim merasa terisolasi dan menjadi kurang termotivasi, yang pada akhirnya mencapai tujuan pekerjaan menjadi semakin sulit.

Saat Kamu tidak bisa berinteraksi secara langsung dengan tim, cara yang bisa dilakukan adalah melakukan interaksi melalui internet. Di dalam artikel ini, terdapat tips yang sudah terbukti dapat membantu Kamu menjaga produktivitas kerja melalui beberapa aktivitas yang dapat dilakukan secara virtual.

1. Tentukan dan Prioritaskan Tujuan dengan Jelas

Hal pertama yang harus dilakukan tim agar pekerjaan secara remote dapat dilakukan dengan efektif, adalah dengan membuat sebuah visi yang jelas tentang apa yang ingin dicapai. Untuk setiap tujuan produk/project yang ingin dicapai, buatlah rincian dengan jelas dan asosiasikan dengan aksi-aksi yang ingin dilakukan, dan berikan juga prioritas untuk setiap item yang ada. Hal ini dapat dilakukan melalui meeting perencanaan project melalui video conference, dimana setiap orang berkontribusi untuk berbagi pikiran dan ide dalam mencapai tujuan-tujuan tersebut. Setelah merangkum daftar item yang dibutuhkan, susunlah berdasarkan prioritas dan anggaplah list tersebut menjadi sebuah acuan, dan buatlah acuan tersebut dapat diakses oleh semua orang setiap saat.

2. Siapkan Papan Visualisasi Kerja yang Jelas dan Menarik

Untuk setiap item yang dirangkum dari meeting perencanaan, simpan di dalam penyimpanan khusus di dalam internet yang dapat diakses setiap orang kapan saja dimana saja. Banyak sekali perangkat kolaborasi berbasis cloud yang tersedia saat ini — coba lah beberapa perangkat berbasis cloud dan pilih yang terbaik menurut Kamu. Kebanyakan perangkat kolaborasi berbasis cloud sekarang ini menawarkan board dengan gaya Kanban dimana Kamu dapat menyusun tujuan yang sudah dibuat ke dalam beberapa item pada satu board dan dari sana Kamu dapat mencatat perkembangannya. Terlepas dari perangkat yang Kamu pilih, pastikan setiap prioritas untuk setiap item teridentifikasi secara jelas sehingga Kamu dapat bekerja berdasarkan prioritas tertinggi di dalam item yang sudah disusun. Setelah itu, lakukan sebuah kebiasaan dengan memperbaharui board tersebut dengan informasi baru yang tersedia, sehingga board tersebut dapat berfungsi sebagai sumber informasi bagi anggota tim.

3. Tetapkan Rutinitas Melalui Checkpoint Harian

Setelah Kamu menempatkan tujuan-tujuan yang sudah didefinisikan ke dalam item-item pada suatu tempat yang terpusat, telusuri item-item tersebut di dalam meeting checkpoint harian — atau yang biasa disebut dengan rapat harian (daily standup). Walaupun rapat harian tidak dilakukan secara langsung, kita tetap bisa memelihara komunikasi secara konsisten melalui internet. Tujuan dari pertemuan harian adalah sebagai berikut:

  1. Memastikan moral tim tetap tinggi  berdasarkan interaksi antar anggota tim
  2. Memastikan anggota tim menyampaikan perkembangan pekerjaan yang yang telah dilakukan demi tercapainya tujuan
  3. Rayakan pencapaian dan selaraskan upaya yang diperlukan secara terus-menerus demi tercapainya tujuan

Setiap orang memiliki tujuan yang jelas untuk dicapai setiap harinya, sehingga project terus berjalan

  • Memastikan moral tim tetap tinggi  berdasarkan interaksi antar anggota tim
  • Memastikan anggota tim menyampaikan perkembangan pekerjaan yang yang telah dilakukan demi tercapainya tujuan
  • Rayakan pencapaian, dan terus-menerus selaraskan upaya yang diperlukan demi tercapainya tujuan
  • Setiap orang memiliki tujuan yang jelas untuk dicapai setiap harinya, sehingga project terus berjalan

Namun, jika Kamu melakukan checkpoint meeting hanya untuk sekedar melaksanakannya saja, maka tidak akan menjamin keberhasilannya. Kita tetap harus melakukan strategi-strategi berikut:

  1. Melakukan rapat melalui video agar setiap orang dapat melihat satu sama lain. Dibandingkan dengan meeting melalui audio (telepon atau semacamnya), meeting melalui video memberikan gambaran visual yang lebih baik pada saat terjadinya percakapan satu sama lain — dan juga memaksimalkan komunikasi yang efektif. Video calls harus menjadi pilihan utama, dan audio calls dapat dijadikan pilihan selanjutnya. Jika kedua meeting tersebut tidak dapat dilaksanakan, maka pilihan terakhir jatuh pada komunikasi secara tekstual.
  2. Lakukan checkpoint harian setiap harinya di saat yang sama. Berdasarkan pengalaman saya, tim yang melaksanakan checkpoint harian di pagi hari biasanya akan menjalankan pekerjaan lebih baik dan dapat mencapai tujuan harian dengan lebih baik daripada yang melaksanakan checkpoint harian di siang hari.
  3. Pastikan setiap anggota tim hadir tepat waktu. Mungkin kedengarannya sepele, tapi tanyakan pada diri sendiri, apakah anggota tim telah hadir pada checkpoint harian tepat waktu atau tidak. Jika menurut Kamu hal ini penting pada saat bekerja di kantor, maka hal ini juga lebih penting saat dilakukan secara remote. Interaksi antar tim secara konsisten dapat memudahkan pekerjaan.
  4. Batasi meeting checkpoint maksimal 15 menit. Dengan membatasi waktu, Kamu dapat memulai komunikasi secara efektif dan fokus pada hal-hal yang penting. Diskusi yang terjadi harus lebih singkat dan tepat, dengan meminimalisir percakapan yang sia-sia.

Untuk menyelesaikan meeting selama 15 menit, cobalah untuk membuat template yang sudah ditentukan agar meeting checkpoint lebih fokus. Sebagai contoh, setiap orang diwajibkan untuk menjawab tiga pertanyaan berikut:

  • Melakukan rapat melalui video agar setiap orang dapat melihat satu sama lain. Dibandingkan dengan meeting melalui audio (telepon atau semacamnya), meeting melalui video memberikan gambaran visual yang lebih baik pada saat terjadinya percakapan satu sama lain — dan juga memaksimalkan komunikasi yang efektif. Video calls harus menjadi pilihan utama, dan audio calls dapat dijadikan pilihan selanjutnya. Jika kedua meeting tersebut tidak dapat dilaksanakan, maka pilihan terakhir jatuh pada komunikasi secara tekstual.
  • Lakukan checkpoint harian setiap harinya di saat yang sama. Berdasarkan pengalaman saya, tim yang melaksanakan checkpoint harian di pagi hari biasanya akan menjalankan pekerjaan lebih baik dan dapat mencapai tujuan harian dengan lebih baik daripada yang melaksanakan checkpoint harian di siang hari.
  • Pastikan setiap anggota tim hadir tepat waktu. Mungkin kedengarannya sepele, tapi tanyakan pada diri sendiri, apakah anggota tim telah hadir pada checkpoint harian tepat waktu atau tidak. Jika menurut Kamu hal ini penting pada saat bekerja di kantor, maka hal ini juga lebih penting saat dilakukan secara remote. Interaksi antar tim secara konsisten dapat memudahkan pekerjaan.
  • Batasi meeting checkpoint maksimal 15 menit. Dengan membatasi waktu, Kamu dapat memulai komunikasi secara efektif dan fokus pada hal-hal yang penting. Diskusi yang terjadi harus lebih singkat dan tepat, dengan meminimalisir percakapan yang sia-sia.
  • Untuk menyelesaikan meeting selama 15 menit, cobalah untuk membuat template yang sudah ditentukan agar meeting checkpoint lebih fokus. Sebagai contoh, setiap orang diwajibkan untuk menjawab tiga pertanyaan berikut:
    • Apa yang telah Kamu capai kemarin?
    • Apa rencana yang akan dikerjakan hari ini?
    • Apa Kamu membutuhkan bantuan, ataukah Kamu bisa membantu yang lain dalam menyelesaikan pekerjaan?

Kamu bisa mengutarakan pertanyaan-pertanyaan tersebut dengan gayamu sendiri. Pada intinya, setelah meeting dilaksanakan, setiap orang mendapatkan bekal berupa pola pikir yang sama dan tepat untuk mencapai tujuan di hari itu.

4. Lakukan Diskusi Santai Secara Berkala

Untuk setiap diskusi diluar cakupan checkpoint harian, siapkan meeting terpisah. Pada saat melakukan checkpoint harian, Kamu akan menemukan beberapa topik yang membutuhkan diskusi lebih lama dengan beberapa anggota tim. Dalam situasi ini, buatlah agenda untuk menjadwalkan diskusi lanjutan mengenai topik-topik tersebut. Dengan cara ini, Kamu dapat memastikan setiap orang akan terus bekerja tanpa harus melibatkan mereka ke dalam topik yang tidak perlu. Tujuannya, walaupun bekerja secara remote, kita akan tetap bisa menjangkau setiap orang untuk dapat berdiskusi, seperti halnya jika berada di lokasi yang sama.

5. Investasi Perangkat Kolaborasi yang Sesuai

Jika banyak interaksi dilakukan melalui internet, menjadi penting untuk Kamu menggunakan perangkat yang tepat untuk mendukung kolaborasi di antara anggota tim. Beberapa rekomendasi perangkat yang dibutuhkan adalah sebagai berikut:

  • Komunikasi: Google Meet, Zoom, Telegram, Whatsapp, etc
  • Kolaborasi dan Visualisasi: Slack, Asana, Trello, JIRA
  • Internet yang cepat
  • Perangkat video/audio

6. Tetap Berada dalam Zona Kerja!

Jika Kamu di rumah atau di tempat lain selain kantor, tetap rancang satu tempat khusus untuk Kamu dapat bekerja. Dimanapun tempat yang Kamu pilih, idealnya tempat tersebut haruslah menjadi zona yang membuat Kamu merasa paling nyaman dan produktif. Kamu mungkin membutuhkan meja dan kursi kerja yang nyaman, atau satu sudut di ruang tamu, dan pastikan Kamu memiliki hal-hal penting yang menunjang pekerjaan di sekitar mu sehingga dapat bekerja dengan nyaman. Contoh: akses mendapatkan air, toilet, atau beberapa tumbuhan hias untuk membuat Kamu fokus. Memiliki zona kerja membuat Kamu semakin mudah untuk tetap produktif, dibandingkan berada pada satu tempat di mana biasanya hanya berbaring dan tidak melakukan apapun.

7. Temukan Coach/Fasilitator yang Tepat!

Mendatangkan seseorang yang profesional dalam mengimplementasikan kebijakan pekerjaan remote dapat memberikan dampak yang sangat besar. Selain mereka memiliki pengetahuan yang relevan akan bekerja secara remote, memiliki seorang coach yang mendedikasikan diri untuk tim artinya Kamu memiliki seseorang yang dapat membimbing tim  menjalani berbagai proses, dengan memastikan tim memiliki hal-hal yang berguna untuk mencapai tujuan — terutama jika mereka baru mulai bekerja secara remote. Seorang profesional yang baik akan senang berbagi pengetahun mereka. Mereka tahu membangun budaya kerja remote membutuhkan waktu dan konsistensi, maka dari itu mereka akan dengan senang hati bekerja denganmu untuk  membantu membuat rencana yang sesuai dalam membangun budaya tim remote yang efektif.

Agile Tips: Create Accountability and Self Organization

One of the ideals in an Agile organization is self-organization. We want to empower people to make their own decisions. We expect people to set their own priorities, get them done and keep us updated. In short: as leaders, we want our teams to keep us ‘comfortable’.

Read More »

Breaking Down Walls to Foster Agility

During 2020, I’ve been engaged in several larger transformations in Indonesia. Most companies focus on creating digital innovation. To achieve this, they create new ways of working and structures to become more agile. Agile is the ‘engine’ to create new products on services.

Read More »

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *