Ekipa.co – Adanya pandemi COVID-19 membuat perusahaan dihadapkan pada pilihan revolusi digital. Mereka yang berevolusi secara digital akan lebih mampu bertahan. Salah satu langkah konkret dari perusahaan adalah dengan mengubah jenis organisasinya dengan membangun organisasi agile (agile organization).
Adanya organisasi agile ini memungkinkan perusahaan bisa beradaptasi dengan lebih cepat terhadap perubahan yang bergerak semakin cepat.
Untuk membangun organisasi agile ini perusahaan perlu memahami apa itu agile secara mendalam kemudian menularkan pemahaman tersebut ke dalam organisasi.
Agar transformasi menjadi organisasi agile berjalan lancar, maka perlu disamakan pemahaman antar anggota dalam organisasi terkait agile. Jangan sampai ada ketimpangan dan ketertinggalan, misalkan ada yang sudah paham tentang agile dengan tingkatan advanced, tapi ada juga yang masih baru meraba-raba.
Oleh karena itu semua anggota tim harus disamakan pondasinya dalam mengenal agile itu sendiri. Bukankah melangkah beriringan akan membuat tim menjadi lebih kompak?
Nah, sobat agile, dalam artikel ini Ekipa akan memberikan tips penting dalam mengembangkan organisasi yang agile sehingga bisa kamu terapkan di dalam perusahaanmu, ya.
Baca Juga: 5 Cara Asyik Belajar Agile dan Scrum
Seperti Apa Organisasi Agile Itu?
Sebelum meledaknya tren revolusi digital, organisasi hanya dipandang sebagai layaknya mesin yang digunakan untuk membantu mencapai suatu tujuan.
Semenjak adanya revolusi digital atau transformasi digital, revolusi digital tersebut mempengaruhi juga terhadap transformasi industri, ekonomi, bahkan sosial.
Revolusi digital ini ditandai oleh empat tren yang diungkapkan oleh McKinsey. Empat tren tersebut adalah sebagai berikut:
- Lingkungan yang berubah dengan begitu cepat.
- Masuknya teknologi disruptif dengan cepat.
- Percepatan digitalisasi informasi dan demokrasi.
- Persaingan mendapatkan talenta terbaik untuk perusahaan.
Kini dengan adanya revolusi digital, organisasi dipandang layaknya seorang makhluk hidup yang dapat merespon segala sesuatu dengan cepat.
Mari kita lihat sejenak perbedaan organisasi dengan paradigma lama dan paradigma baru yang melihat organisasi layaknya makhluk hidup. Agile organization mengubah bentuk struktur organisasi berbentuk piramid menjadi bentuk lingkaran seperti yang digambarkan oleh pihak McKinsey berikut ini:
Jadi bisa dikatakan organisasi agile (agile organization) adalah organisasi yang bisa merespon perubahan yang terjadi baik secara eksternal maupun internal dengan gesit dan cepat layaknya bagaimana makhluk hidup merespon apa yang mengenai pada dirinya.
Baca juga: Mengenal Metode Agile Software Development yang Lagi Hits
Tips Bagaimana Cara Membangun Organisasi Agile
Untuk mewujudkan organisasi yang agile, Ekipa telah merangkumnya menjadi dua buah tips yang sederhana, tapi bermakna bila dijalankan. Kedua tips tersebut adalah sebagai berikut:
1. Penerapan Pengelolaan Organisasi yang Mandiri (Self-Organized)
Seperti apa kondisi organisasi agile yang ideal? Bagi kami Ekipa sebagai contoh perusahaan yang menerapkan agile, definisi organisasi agile yang ideal adalah organisasi yang mempu melakukan pengelolaan secara mandiri (self-organized).
Kami ingin memberdayakan orang-orang menjadi leader bagi dirinya sendiri dengan memulai bisa mengambil keputusan-keputusan mereka sendiri. Keputusan-keputusan tersebut bisa tercermin dari bagaimana mereka menerapkan prioritas pekerjaan, menyelesaikannya, dan memperbarui status dari pekerjaan yang telah diprioritaskan tadi.
Tujuan dari pengelolaan organisasi secara mandiri adalah sebagai seorang leader tentunya kita ingin anggota tim bekerja secara nyaman di dalam organisasi.
Bila melihat dari sudut pandang seorang anggota tim, maka anggota tim tentunya menginginkan agar pemimpin memberdayakan dirinya dalam hal pekerjaan. Anggota tim tidak ingin terus menerus diintai pekerjaannya oleh pemimpinnya layaknya musuh yang diintai setiap waktu untuk mengetahui gerak-geriknya.
Sebagai anggota tim juga tidak ingin menghabiskan waktunya lima jam berturut-turut untuk mengerjakan sebuah presentasi dalam rangka memperbarui status pekerjaan yang sedang kita kerjakan kepada atasan kita. Ketimbang menghabiskan waktu dengan hal tersebut, anggota tim ingin lebih menghabiskan waktunya untuk menyelesaikan pekerjaannya.
Baca Juga: Asyiknya Cara Agile Team Bekerja
Hubungan Agile Leadership dengan Tim
Lantas bagaimana hubungan pemimpin dengan anggota tim dalam konsep pengelolaan mandiri ini? Tentu kuncinya ada pada rasa saling percaya antara pemimpin dan anggota tim.
Seorang agile leader tentu ingin menciptakan bintang-bintang kelas dalam anggota timnya. Makna kiasan dari bintang-bintang kelas itu adalah mendefinisikan orang-orang yang menunjukkan jiwa kepemimpinan, akuntabilitas, dan tidak pernah berhenti sampai mereka membawa hasil yang sudah disetujui.
Sebagai seorang pemimpin yang agile, kita perlu memberikan kepercayaan penuh kepada tim untuk mengerjakan apa yang menjadi keahliannya. Apabila di tengah jalan terdapat masalah maka pemimpin perlu hadir untuk melatih mereka menemukan jalan keluar.
Ajari mereka apa artinya menjadi seorang pemimpin. Latih mereka untuk mengambil keputusan. Bantu mereka menjabarkan hasil yang jelas yang dipisahkan menjadi target, tujuan, atau hasil kunci. Jadwalkan meeting-meeting rutin agar mereka bisa memperbarui status pekerjaan mereka kepada pemimpin, hingga kita bisa melatih mereka ketika aktivitas kerja terhenti.
Pengelolaan yang mandiri membutuhkan keterbukaan antara pemimpin dan anggota tim kerja. Kita ciptakan target yang jelas bersama dan terus menerus saling menyelaraskan. Ketika tugas-tugas mulai terlantar, kita berikan feedback secara jujur tanpa memandang jabatan. Kita saling membantu untuk bertumbuh lewat kerjasama dan rasa saling menghormati.
Baca Juga: Mengapa Perusahaan Perlu Menggunakan Agile?
2. Penerapan Akuntabilitas dan Rasa Tanggung Jawab
Apa yang dimaksud akuntabilitas dalam organisasi? Bagi kami di Ekipa, akuntabilitas adalah kemampuan untuk menyelesaikan suatu tujuan dengan tuntas.
Sedangkan bertanggung jawab memiliki arti kemampuan menyelesaikan semua bagian dari sebuah pekerjaan (hasil kunci) yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah tujuan.
Nah, di sinilah tantangannya. Tantangan dalam membangun organisasi agile adalah menyalurkan akuntabilitas ke dalam anggota tim kerja.
Para pemimpin selalu memonitor anggota tim untuk memastikan pekerjaan diselesaikan dan mencari hal-hal yang tertinggal. Mereka mencari hal-hal yang bisa menambah nilai dan mencari ide-ide baru. Ketika kita mengambil pemimpin tersebut, anggota-anggota tim-tim kerjalah yang harus melakukan kegiatan tersebut.
Anggota tim melihat pekerjaan mereka sebagai menunaikan sebuah tugas. Ketika sudah jelas apa yang harus dikerjakan, mereka mulai mengerjakannya.
Mereka kemudian menandainya sebagai komponen yang ‘sudah dikerjakan’. Dan kemudian mereka berpindah ke hal berikutnya yang harus diselesaikan. Jika hal tersebut belum didefinisikan dengan jelas, mereka akan menunggu atau beralih ke pekerjaan lain.
Perilaku inti yang kita perlukan di sini adalah sikap proaktif dan tetap mengerjakan sesuatu. Para anggota tim kerja harus melihat sekeliling dan memikirkan hal-hal apa lagi yang perlu dilakukan untuk mencapai sebuah tujuan.
Para pemimpin ingin mereka memiliki rencana kerja mereka sendiri yang sudah ditentukan prioritasnya dengan baik. Selain itu, para pemimpin menginginkan mereka untuk memikirkan cara-cara yang lebih baik untuk melakukan pekerjaan mereka, mencapai tujuan lebih cepat dan memberikan dampak yang lebih besar.
Baca Juga: Agile Maturity Assessment Tool, Know your Maturity Level for Free
Kesimpulan
Sudahkah perusahaanmu membangun organisasi agile? Kalau belum kamu bisa menerapkan dua tips penting di atas yakni pengelolaan organisasi mandiri dan akuntabilitas.
Kepercayaan menjadi kunci penting penerapan kedua tips tersebut berhasil untuk membangun organisasi agile.
Semoga tips di atas membantu ya. Untuk kamu yang membutuhkan referensi belajar tentang agile, kamu bisa belajar di e-learning Ekipa dan membaca buku tulisan CEO Ekipa yang berjudul ‘Start Agile’ secara gratis.
Apabila perusahaanmu baru ingin memulai membangun organisasi agile, mengapa tidak memulainya dengan pendampingan dari agile coach?
Atau kamu bisa mengikuti dan mengajak teman lainnya di perusahaan untuk mengikuti agile bootcamp yang ada di Ekipa Academy.
